Overview
أخصائي دعم Jobs in Mecca, Makkah, Saudi Arabia at TALEMIA التعليمية
Title: أخصائي دعم
Company: TALEMIA التعليمية
Location: Mecca, Makkah, Saudi Arabia
- تقديم الدعم الإداري للبرامج والمشاريع الحالية والجديدة في مجال صياغة السياسات والإجراءات والنماذج والكتيبات والعروض التقديمية وغيرها.
- تنفيذ المهام وفق توجيهات المدير بما تمليه السياسات والإجراءات التي تشمل ولا تنحصر بالتالي ضمن طيف مسؤوليات الإداري الأول:
- صياغة المذكرات وتحري أقصى درجات التدقيق بالتفاصيل المتعلقة بمقاييس المخاطبة المتبعة في المدينة في من: الرقم المرجعي، والتاريخ، والشعار، والهوامش، واستخدام المصطلحات المناسبة للجمهور المستهدف.
- جدولة المواعيد والاجتماعات والأنشطة بشكل مبادر ودقيق وعمل الترتيبات اللازمة للاجتماعات والأنشطة قبل الموعد المحدد لها
- حضور وتحرير محضر الاجتماع الذي يتم التكليف به خلال فترة زمنية معقولة بالنظر للمهام المعلقة والأولويات.
- استقبال العملاء الداخليين والخارجيين واتخاذ الإجراءات الواجب اتخاذها وفق كل حالة.
- استقبال المكالمات الواردة للقسم وإحالتها إلى المدير أو للموظف المعني في القسم أو التعامل معها شخصياً وفق كل حالة.
- استلام وفتح البريد التقليدي والإلكتروني بشكل متكرر خلال اليوم لتسليمها للمدير أو إلى الأشخاص المعنيين أو التعامل شخصيا معها.
- الرد على الطلبات والاستفسارات الروتينية الواردة بشكل صحيح خلال 24 ساعة من تسلمها.
- القيام بمجموعة واسعة من الأعمال السكرتارية بما في ذلك القيام بمهام الطباعة والمراسلات وتحرير التقارير والاتفاقيات والعقود أو الوثائق أخرى وحفظها وتحديثها وفق توجيهات المدير.
- المساعدة في عمليات التخطيط الخاصة بالقسم و يتضمن ذلك وضع ومراجعة الأهداف وفق نطاق الخدمات المقدمة.
- القيام بترجمة الوثائق والكتيبات والنماذج من اللغة العربية إلى اللغة الإنجليزية والعكس وفق توجيهات المدير ومراجعة وتدقيق الترجمة التي يقوم بها الموظفين (إن اتقن).
- جمع المعلومات من المصادر المعنية واللازمة لإعداد التقارير الأسبوعية / الشهرية / الربع سنوية، وكذلك اللازمة لعمل الإحصائيات، ومؤشرات الجودة مع التأكد من اطلاع المدير والمتابعة المستمرة لمراجعتها.
- المساعدة في المشاريع التي يشرع بها القسم أو الفريق مثل الدورات التدريبية وعمل الكتيبات وتثقيف الموظفين والمستفيدين، وتنظيم مختلف الأنشطة.
- تقديم المساعدة والدعم لموظفي القسم في ما يتعلق بالأمور الإدارية.
- الرد على الهاتف بطريقة مهنية وفوريةوالاستجابة للرسائل الصوتية وتحويل المكالمات لاصحابها باساليب احترافية.
- إيصال الرسائل الواردة للمكتب للأشخاص المعنيين بطريقة مناسبة وفورية.
- المشاركة في الأنشطة التي تساهم في النمو والتطور المهني
الخبرة والمؤهلات المطلوبة
- المؤهل التعليمي
درجة البكالوريوس
- سنوات الخبرة
خمس سنوات في المجال.
