Overview
مساعد إداري Jobs in Riyadh, Saudi Arabia at أوقاف للإدارة والخدمات العقارية
Title: مساعد إداري
Company: أوقاف للإدارة والخدمات العقارية
Location: Riyadh, Saudi Arabia
الهدف من الوظيفة
يهدف دور الوظيفة في تقديم الدعم الإداري لأعمال مكتب الرئيس التنفيذي من خلال تنفيذ المهام التشغيلية المكتبية، تنسيق الاجتماعات، إدارة المراسلات، وحفظ الوثائق لضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة وكفاءة. يساهم المساعد الإداري في تحسين بيئة العمل عبر تنظيم البيانات، متابعة الإجراءات الإدارية، والتنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان تحقيق الأهداف التشغيلية بكفاءة.
المهام والمسؤوليات
إعداد المستندات والتقارير الإدارية وتجميع وتحليل البيانات لدعم القرارات التشغيلية
إدارة البريد الوارد والصادر وتصنيفه وأرشفته لضمان سرعة الوصول إليه.
تنسيق وجدولة الاجتماعات وإعداد محاضرها ومتابعة تنفيذ التوصيات والقرارات.
استقبال الزوار والتعامل مع الاستفسارات والمراسلات بفعالية.
متابعة تنفيذ الإجراءات الإدارية والتأكد من الالتزام بالسياسات واللوائح الداخلية.
متابعة البريد الإلكتروني للإدارة والتأكد من الرد على الاستفسارات ومتابعة تنفيذ المهام المطلوبة.
التنسيق بين الإدارات لضمان تدفق المعلومات والمهام التشغيلية بسلاسة.
تقديم الدعم اللوجستي للفريق الإداري لضمان تنفيذ البرامج التشغيلية بكفاءة.
توثيق العمليات الإدارية وضمان تحديث البيانات المتعلقة بالإدارة.
المساهمة في تحسين إجراءات العمل من خلال اقتراح حلول تنظيمية تعزز الكفاءة التشغيلية.
دعم تنفيذ المبادرات والمشاريع التشغيلية بالتنسيق مع الإدارات المختلفة.
العمل على تسهيل تنفيذ السياسات التشغيلية من خلال التنسيق مع الإدارات الداعمة.
المساعدة في متابعة تنفيذ خطط العمل والتأكد من تحقيق الأهداف المحددة وفق الجداول الزمنية.
المساهمة في تحليل وتطوير إجراءات سير العمل لضمان تحسين الأداء الإداري والتشغيلي.
متابعة المهام الموكلة من قبل المدير المباشر والتأكد من إنجازها وفق الأولويات المحددة
المهارات
إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
القدرة على إدارة البيانات وأرشفة الملفات إلكترونيًا وورقيًا.
مهارة في إعداد التقارير والمحاضر وتنظيم المستندات.
مهارة في جدولة الاجتماعات والتنسيق الفعّال بين الإدارات.
مهارات التواصل الفعّال
القدرة على إدارة الوقت وتنظيم الأولويات بكفاءة.
القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات
مهارات العمل الجماعي.
المؤهلات والخبرات
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذا علاقة.
خبرة لا تقل عن 2-5سنوات في إدارة المكاتب التنفيذية
