Overview
Adjoint-e administratif-ve/opérations immobilières Jobs in Montreal, Canada at Randstad Canada
Position: Adjoint-e administratif-ve / opérations immobilières
Location: Montreal
Vous êtes un professionnel de l’administration expérimenté à la recherche d’un nouveau défi ?
Le domaine de la gestion immobilière vous intéresse ? Voulez-vous travailler pour une entreprise de grande réputation qui gère des immeubles de prestige au cœur du centre-ville de Montréal ? Si c’est le cas, ce poste pourrait être pour vous !
Notre client, l’un des plus importants propriétaires d’immeubles, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) dynamique et polyvalente, pour une entrée en poste immédiate.
Avantages
-Poste temporaire, 35 heures/semaine
-Poste au bureau du lundi au vendredi
-Demi-journées d’été
-Horaires de travail flexibles
-Salaire compétitif
-2 semaines de vacances, 3 jours personnels
-Plan d’assurance
Responsabilités
Tout en assistant la gestionnaire immobilier l’adjoint-e administratif-ve est chargé d’effectuer des tâches administratives liées à la gestion quotidienne d’un immeuble de bureaux.
Les tâches principales sont les suivantes :
Collaboration avec les locataires :
Coordonner les visites de maintenance, les visites de locataires potentiels et les interventions des assureurs et autres autorités.
Répondre aux demandes des locataires et coordonner avec l’équipe de maintenance.
Rédiger des lettres et courriels (avis, demandes, etc.).
Suivre les demandes et renouvellements d’assurances des locataires.
Organiser les travaux des entrepreneurs et des professionnels avec les locataires et le gestionnaire.
Mettre à jour les ententes de services des locataires.
Administrer le système GMAO (création de bons de travail, demandes de services, rapports de performance).
Collaboration avec l’équipe de sécurité, d’entretien ménager et mécanique :
Organiser des réunions trimestrielles avec les responsables de chaque département.
Assurer la coordination avec les services technologiques.
Informer quotidiennement toutes les équipes des événements en cours ou à venir.
Service de comptabilité :
Créer et envoyer des bons de commande (PO) via Yardi.
Saisir les paiements de factures et suivre les soumissions des services externes.
Collaboration avec les fournisseurs :
Demander des soumissions et suivre les dates de livraison/travaux.
Mettre à jour les inventaires et les contrats.
Assurer le suivi des maintenances périodiques et vérifier la conformité des dossiers fournisseurs (assurances, RBQ, etc.).
Support à la gestionnaire :
Effectuer des tâches administratives (agenda, courrier, classement, correspondance).
Apporter un soutien pour la préparation des offres, demandes et rapports.
Inspecter les lieux et signaler les réparations nécessaires à l’équipe de maintenance.
Gérer les commandes de papeterie et breuvages en respectant le budget.
Remplacer la gestionnaire en son absence et produire divers documents.
Gérer la correspondance et effectuer toutes autres tâches connexes demandées.
Qualifications
– Être parfaitement bilingue, tant à l’écrit qu’à l’oral, étant donné que le candidat devra être en mesure de communiquer avec des clients anglophones
– Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales (DEC – administration) ; ou être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (DEP – secrétariat) et posséder deux (2) années d’expérience pertinente ;
– Connaissance du système d’exploitation Microsoft Windows et des logiciels Office, y compris Word et Excel ;
– Connaissance d’Adobe (pour gérer les PDF) ;
– La connaissance du logiciel Angus est un atout.
– La connaissance du logiciel Avid est un atout.
– Très à l’aise avec les systèmes informatiques
Notre client exerce ses activités au Canada et à l’échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d’autres pays. L’entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d’une langue autre que le français, et ne l’exige que lorsque c’est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d’une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu’ils parlent couramment l’anglais (à l’oral et à l’écrit). En particulier, ce poste exigera de l’employé qu’il:
-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones…
Title: Adjoint-e administratif-ve/opérations immobilières
Company: Randstad Canada
Location: Montreal, Canada
Category: