Adjoint; e de Direction et Responsable Administrative

Overview

Adjoint; e de Direction et Responsable Administrative Jobs in Ottawa, Canada at Federation-of-Canadian-Municipalitie

Position: Adjoint(e) de Direction et Responsable Administrative

Adjoint(e) de Direction et Responsable Administrative

Poste
Adjoint(e) de Direction et Responsable Administrative

Service
Bureau de la Cheffe de la Direction

Classification
Niveau 4

Notre échelle salariale se situe généralement entre 68,330 $ et 76,612$, en fonction des qualifications et de l’expérience

Langues L’anglais est requis, le français est un atout significatif

Lieu
Hybride (Ottawa)

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux. Depuis 1901, elle soutient l’amélioration de la qualité de vie de toutes les collectivités en favorisant des gouvernements municipaux forts, efficaces et responsables. La FCM se veut une organisation profondément respectueuse, qui favorise la collaboration, la responsabilisation et la transparence dans son travail. Nous nous engageons avec passion à renforcer le Canada en parvenant à des résultats pour nos collectivités, nos villes et notre milieu de travail, et en partageant nos connaissances et notre expérience sur la scène mondiale, afin de permettre à d’autres collectivités d’améliorer leur qualité de vie.

L’adjoint(e) de direction est chargé(e) d’assurer la coordination stratégique de haut niveau, l’appui à la direction et le soutien à la gestion opérationnelle auprès du PDG et du chef de cabinet au sein du bureau du PDG.

Ce poste permet au PDG et au chef de cabinet de se concentrer sur les priorités les plus stratégiques de l’organisation en facilitant la coordination au sein de la direction, la circulation de l’information, la hiérarchisation des priorités, la gestion des parties prenantes et le suivi des initiatives et engagements clés.

Au-delà des fonctions traditionnelles de soutien administratif, l’adjoint(e) de direction soutient de manière proactive la prise de décision au niveau de la direction, gère les priorités concurrentes, identifie les risques et les goulots d’étranglement, et contribue à assurer l’alignement et l’exécution au sein de l’organisation.

Le/la titulaire incarne l’engagement de la FCM à être une organisation saine, diversifiée, inclusive et antiraciste, et fait preuve du plus haut niveau de professionnalisme, de discrétion, de jugement et de réactivité dans un environnement de direction au rythme soutenu.

Responsabilités clés

Assure une coordination opérationnelle proactive et un soutien stratégique au PDG et au chef de cabinet, notamment en établissant les priorités dans les agendas, en préparant les réunions, en assurant le suivi des engagements, en coordonnant les mesures de suivi et en favorisant l’alignement de l’organisation sur les priorités clés.

Priorisation et coordination au niveau de la direction

• Assister la PDG et la chef de cabinet dans la gestion des priorités organisationnelles, des flux de travail et des activités de coordination au niveau de la direction.
• Assurer le suivi des engagements, des mesures à prendre et de la mise en œuvre stratégique au sein de l’équipe de direction et de l’ensemble de l’organisation.
• Identifier les risques liés à la coordination, les goulots d’étranglement et les priorités concurrentes, et remonter les problèmes le cas échéant.

Briefings et aide à la décision

• Coordonner et synthétiser les documents afin de faciliter les briefings de la direction, les discussions stratégiques et la prise de décision.
• Anticiper les besoins en informations et soutenir de manière proactive la préparation des réunions, des engagements et des priorités organisationnelles.
• Soutenir l’élaboration et la coordination de la correspondance, des notes de briefing, des présentations et des communications au niveau de la direction.

Interface avec les parties prenantes et la haute direction

• Servir de point de coordination clé pour les principales parties prenantes internes et externes en interaction avec le bureau du PDG.
• Soutenir l’engagement et la coordination avec les membres du conseil d’administration, les dirigeants, les élus, les partenaires et les cadres supérieurs.
• Maintenir des normes élevées de professionnalisme, de réactivité, de confidentialité et de discernement.

Flux de travail et intégration organisationnelle au sein du bureau du PDG

• Coordonner la circulation de…

Title: Adjoint; e de Direction et Responsable Administrative

Company: Federation-of-Canadian-Municipalitie

Location: Ottawa, Canada

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