Overview
Administrateur/administratrice de site / Site Operations Administrator Jobs in Québec, Quebec, Canada at Wallbridge Mining Company Limited
Title: Administrateur/administratrice de site / Site Operations Administrator
Company: Wallbridge Mining Company Limited
Location: Québec, Quebec, Canada
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RÉSUMÉ DU POSTE :
L’administrateur/administratrice au site fournit un soutien administratif et opérationnel à l’équipe des opérations tout en agissant à titre de liaison clé entre le site et les services du siège social. Relevant directement du gestionnaire des opérations, avec une relation hiérarchique indirecte avec le service des finances, l’administrateur/administratrice joue un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes au site en apportant son aide pour les déplacements, l’hébergement, les fournitures, l’intégration des employés et les processus administratifs, tout en tenant des registres précis et en facilitant la communication entre les services.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
Administration du site
• Fournir un soutien administratif à l’équipe des opérations du site
• Tenir à jour les registres, dossiers, rapports, formulaires et documents administratifs du site.
• Préparer et distribuer la correspondance du site, les rapports, les procès-verbaux de réunion et les communications opérationnelles.
• S’assurer que les dossiers des employés, des sous-traitants et des visiteurs sont complets et à jour.
• Appuyer les processus de contrôle des documents et de conservation des dossiers.
Logistique
• Aider à coordonner les déplacements des employés, des sous-traitants et des visiteurs, ainsi que le transport du matériel et des fournitures vers et depuis le site.
• Planifier le transport entre Amos et les points de ramassage désignés.
• Coordonner les réservations d’hôtel et la logistique connexe pour les employés, les sous-traitants et les visiteurs.
• Tenir à jour les horaires d’arrivée et de départ du personnel du site.
Accueil, orientation et soutien à l’intégration
• S’assurer que tous les documents, formulaires, certifications et autorisations requis sont reçus et classés correctement avant l’accès au site.
• Soutenir l’émission et le suivi des autorisations d’accès au site et de l’enregistrement des visiteurs.
Soutien aux finances et à la paie
• Examiner et traiter les feuilles de temps des sous-traitants ainsi que les documents justificatifs.
• Aider à la gestion des documents liés à la paie et à l’administration de l’enregistrement des heures.
• Préparer et soumettre les documents approuvés au service des finances pour traitement.
• Mise en place des comptes fournisseurs
Soutien à la réception et à l’inventaire
• Coordonner les activités de réception des matériaux, de l’équipement, des fournitures et des consommables arrivant sur le chantier.
• Vérifier les livraisons par rapport aux bordereaux d’expédition et aux bons de commande.
• Tenir à jour les registres de réception et les documents justificatifs.
• Aider au suivi et à la distribution des fournitures et des stocks du site.
Soutien à l’administration du camp
• Appuyer les opérations du camp en coordonnant l’hébergement, l’attribution des chambres, les besoins en restauration et la logistique liée aux visiteurs.
• Tenir à jour les registres d’occupation du camp et les systèmes de suivi du personnel.
Santé, sécurité et conformité
• Promouvoir des pratiques de travail sécuritaires et une culture d’entreprise positive.
• S’assurer que toutes les activités administratives sont menées conformément aux politiques et procédures de l’entreprise ainsi qu’aux exigences du site.
• Préserver la confidentialité des renseignements relatifs au personnel et à l’entreprise.
• Participer aux réunions de sécurité obligatoires, aux programmes de formation et aux activités sur le site.
EXPÉRIENCE REQUISE :
• Au moins 2 à 3 ans d’expérience en administration ou en travail de bureau, de préférence dans les secteurs miniers, de l’exploration, industriel, de la construction ou sur des sites éloignés.
• Expérience en coordination de la logistique, des déplacements et de l’hébergement
• Expérience dans le soutien de plusieurs services au sein d’un environnement opérationnel dynamique.
• Une expérience antérieure dans un camp, un site minier ou un endroit isolé est considérée comme un atout majeur.
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES :
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
• Grand souci du détail et de la précision.
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en service à la clientèle.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel, Outlook, Word et Teams.
• Capacité à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme.
• Solides aptitudes à la résolution de problèmes et capacité à s’adapter à un environnement opérationnel dynamique.
FORMATION ET QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES
• Diplôme ou certificat en administration des affaires, en administration de bureau, en comptabilité, en logistique ou dans un domaine connexe, un atout.
• Permis de conduire valide requis.
• Le bilinguisme (anglais et français) serait un atout
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POSITION SUMMARY:
The Site Operations Administrator provides administrative and operational support to the site operations team while serving as a key liaison between the site and corporate office functions. Reporting directly to the Site Operations Manager, with a dotted-line reporting relationship to Finance, the Site Operations Administrator plays a key role in supporting daily site operations by assisting with travel, accommodations, supplies, employee onboarding, and administrative processes, while maintaining accurate records and assisting communication between departments.
KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES:
Site Administration
• Provide administrative support to site operations team
• Maintain site records, files, reports, forms, and administrative documentation.
• Prepare and distribute site correspondence, reports, meeting minutes and operational communications.
• Ensure employee, contractor, and visitor records are complete and up to date.
• Support document control and record retention processes.
Logistics
• Assist with coordinating employees, contractors, visitors, materials, and supplies to and from site.
• Schedule transportation between Amos and designated pickup points.
• Coordinate hotel reservations, and related logistics for employees, contractors, and visitors.
• Maintain arrival and departure schedules for site personnel.
Reception, Orientation & Onboarding Support
• Ensure all required documentation, forms, certifications, and approvals are received and properly filed prior to site access.
• Support the issuance and tracking of site access requirements and visitor registrations.
Finance & Payroll Support
• Review and process contractor timesheets and supporting documentation.
• Assist with payroll-related documentation and timekeeping administration.
• Prepare and submit approved documentation to Finance for processing.
• Set-up vendor accounts
Receiving & Inventory Support
• Coordinate receiving activities for materials, equipment, supplies, and consumables arriving at site.
• Verify deliveries against packing slips and purchase orders.
• Maintain receiving logs and supporting documentation.
• Assist with the tracking and distribution of site supplies and inventory.
Camp Administration Support
• Support camp operations by coordinating accommodations, room assignments, catering requirements, and visitor logistics.
• Maintain camp occupancy records and personnel tracking systems.
Health, Safety & Compliance
• Promote safe work practices and a positive workplace culture.
• Ensure all administrative activities are conducted in accordance with Company policies, procedures, and site requirements.
• Maintain confidential personnel and business information.
• Participate in required safety meetings, training programs, and site activities.
EXPERIENCE REQUIRED:
• Minimum 2-3 years of administrative or clerical experience, preferably in mining, exploration, industrial, construction, or remote-site environments.
• Experience coordinating logistics, travel, and accommodations
• Experience supporting multiple departments in a fast-paced operational environment.
• Previous camp, mine site, or remote location experience considered a strong asset.
REQUIRED SKILLS AND ABILITIES:
• Excellent organizational and time management skills.
• Strong attention to detail and accuracy.
• Excellent interpersonal and customer service skills.
• Strong verbal and written communication skills.
• Proficiency with Microsoft Office Suite, including Excel, Outlook, Word, and Teams.
• Ability to handle confidential information with discretion and professionalism.
• Strong problem-solving skills and ability to adapt in a dynamic operational environment.
EDUCATION & PROFESSIONAL CREDENTIALS
• Diploma or certificate in Business Administration, Office Administration, Accounting, Logistics, or a related field preferred.
• Valid driver’s license required.
• Bilingualism (English and French) would be an asset
