Overview
Administration Specialist Jobs in Warsaw, Mazowieckie, Poland at Cushman & Wakefield
Title: Administration Specialist
Company: Cushman & Wakefield
Location: Warsaw, Mazowieckie, Poland
Job Title
Administration Specialist
Job Description Summary
Dołącz do Naszego zespołu jako Administration Specialist. Praca stacjonarna w recepcji biura administracji C.H. Złote Tarasy w godzinach: 8:30-16:30 lub 9:00-17:00.
Job Description
- Obsługa administracyjna biura centrum handlowego
- Prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailowej oraz tradycyjnej).
- Zarządzanie obiegiem dokumentów, archiwizacja, wprowadzanie danych do systemów wewnętrznych.
- Przygotowywanie pism, zestawień, raportów oraz prezentacji na potrzeby zespołu zarządzającego.
- Organizacja i bieżące wsparcie pracy biura (zamówienia materiałów biurowych i spożywczych, kontakt z dostawcami, wsparcie w fakturowaniu).
- Wsparcie zespołu zarządzającego centrum handlowym
- Umawianie spotkań, przygotowywanie kalendarza i materiałów na spotkania.
- Przygotowywanie protokołów ze spotkań i śledzenie realizacji ustaleń.
- Kontakt z najemcami i partnerami zewnętrznymi
- Udzielanie bieżących informacji najemcom dotyczących regulaminów, akcji marketingowych i kwestii operacyjnych.
- Wsparcie w komunikacji pomiędzy najemcami a zespołem technicznym, marketingowym, administracyjnym i ds. najmu.
- Zbieranie materiałów (dokumentów oraz danych) od najemców.
- Wsparcie operacyjne funkcjonowania centrum
- Rejestracja i dekretacja faktur kosztowych w systemie Yardi
- Wprowadzanie danych do systemu Yardi
- Generowanie raportów z Yardi i przekazywanie do księgowości
- Aktualizacja danych na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. tablice informacyjne, portal najemców, baza danych najemców i inne).
- Koordynacja pracy ochrony, sprzątania i serwisów technicznych w zakresie bieżącej komunikacji administracyjnej.
- Monitorowanie wykonania zleceń i zgłaszanie nieprawidłowości do Technical Managera, Administratora Centrum lub Dyrektora Centrum.
- Inne zadania administracyjne
- Wsparcie przy przygotowywaniu dokumentacji.
- Obsługa gości i interesantów.
- Wykonywanie dodatkowych zadań powierzonych przez zespół zarządzający centrum.
INCO: “Cushman & Wakefield”
