Overview
Administrative Assistant Jobs in Zürich Metropolitan Area at K-Recruiting Life Sciences
Title: Administrative Assistant
Company: K-Recruiting Life Sciences
Location: Zürich Metropolitan Area
Administrative Assistant (M/W/D)
Aufgaben:
- Administrative Unterstützung bei der Erstellung und Umsetzung von Marketing- und Werbematerialien sowie bei der Organisation von Mailings, einschließlich der Einholung von Angeboten und der Koordination von Massenversänden.
- Unterstützung des Brand Leaders bei der Budgetüberwachung, der Abwicklung administrativer Prozesse in SAP sowie der Erstellung und Verwaltung von Bestellungen (Purchase Orders).
- Planung, Organisation und Koordination interner und externer Meetings, Veranstaltungen und Events.
- Eigenständige Organisation nationaler und internationaler Kongresse einschließlich der gesamten Veranstaltungslogistik.
- Unterstützung des Außendienstes bei der Planung und Durchführung von Schulungen, Veranstaltungen und Sponsoring-Aktivitäten.
- Mitarbeit bei der Erstellung und Bearbeitung von Sponsoring-, Dienstleistungs- und Marketingverträgen.
- Bearbeitung von Kundenanfragen sowie Abwicklung und Nachverfolgung von Bestellungen.
- Verantwortung für das Onboarding neuer Mitarbeitender und Praktikanten, einschließlich der Erstellung von Einarbeitungs- und Schulungsplänen sowie der Durchführung entsprechender Trainings.
- Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer und sekretarieller Aufgaben sowie professionelle Korrespondenz in deutscher, französischer und englischer Sprache.
- Eigenverantwortliche Übernahme und Koordination kleinerer Marketingprojekte und Teilprojekte.
Qualifikation:
- Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Position, idealerweise in der Pharma- oder Gesundheitsbranche.
- Selbstständige, zuverlässige und flexible Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie eine serviceorientierte und teamorientierte Persönlichkeit.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie ein sicheres Koordinations- und Zeitmanagement.
- Erfahrung oder Weiterbildung im Eventmanagement von Vorteil.
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen.
- Anwenderkenntnisse in SAP, insbesondere im administrativen Bereich und bei Bestellprozessen
- Deutsch und English (fließend)
Rahmendaten:
Start: August 2026
Auslastung: 25h/Woche
Einsatzort: Großraum Zug
