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Administrative Assistant (Asistente Administrativo) Jobs in Bogota, D.C., Capital District, Colombia at SURA Investments
Title: Administrative Assistant (Asistente Administrativo)
Company: SURA Investments
Location: Bogota, D.C., Capital District, Colombia
SURA Investments, Somos una plataforma Latinoamericana con alcance global, experta en soluciones de inversión y gestión de activos para personas, empresas e instituciones. Ponemos la innovación y tecnología al servicio de las inversiones y las personas, siempre considerando el desarrollo sostenible de los países en donde tenemos presencia.
¡Estamos buscando el mejor talento!
Administrative Assistant (Asistente Administrativo)
Misión:
Garantizar la continuidad y eficiencia operativa de la oficina mediante la ejecución y control de los procesos administrativos, logísticos y de soporte, asegurando una atención oportuna a colaboradores y visitantes, la adecuada gestión de recursos y personal de servicios generales, y el soporte transversal a las diferentes áreas.
Responsabilidades:
- Garantizar la adecuada atención y orientación a colaboradores, usuarios y visitantes en la oficina, asegurando una experiencia de servicio oportuna y de calidad.
- Gestionar la recepción, validación y registro de facturas de proveedores, asegurando su correcta contabilización y brindando soporte a las actividades de cierre contable.
- Ejecutar y realizar seguimiento a las solicitudes de pedidos y órdenes de compra en SAP.
- Gestionar las compras y el abastecimiento de insumos de cafetería, papelería y aseo.
- Administrar los gastos generados por caja menor, incluyendo su legalización, control y seguimiento para el respectivo proceso de reembolso.
- Supervisar y coordinar los servicios administrativos y operativos de la oficina, incluyendo mantenimientos locativos y seguimiento a los servicios generales contratados, asegurando la continuidad operativa.
- Coordinar la logística de viajes corporativos, incluyendo reservas, compra de tiquetes y alojamiento y demás requerimientos asociados para colaboradores.
- Brindar soporte en la legalización de gastos de viaje y manejo de tarjetas de crédito corporativas de los colaboradores.
- Gestionar la recepción, envío y distribución de correspondencia, mensajería y paquetería generada en la oficina.
- Apoyar la planeación, coordinación y ejecución logística de reuniones, comités y eventos corporativos realizados en las instalaciones.
- Garantizar la adecuada atención y soporte logístico a la alta dirección y comité ejecutivo durante su permanencia en las instalaciones.
- Elaborar y mantener actualizados reportes administrativos, bitácoras y controles de seguimiento relacionados con la operación y mantenimiento de la oficina.
- Actuar como enlace administrativo con proveedores y personal externo que preste servicios en la oficina.
- Garantizar la correcta aplicación de los protocolos de seguridad fisica de las personas e instalaciones.
- Gestionar y coordinar las solicitudes relacionadas con el uso y administración de parqueaderos.
Requisitos:
- Formación Académica: Técnico profesional o tecnólogo en Administración de empresas, gestión empresarial, asistencia administrativa o Administración turística
- Conocimientos indispensables:
- Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Word, PowerPoint y Outlook).
- Manejo de SAP o sistemas ERP.
- Gestión documental y manejo de facturación.
- Control de caja menor.
- Coordinación logística y administrativa.
- Gestión de proveedores y servicios generales.
- Años de experiencia requerida: Mayor a 1 año
- Áreas de experiencia: Empresas del Sector turístico, hotelero o de atención al cliente.
- Ubicación del cargo: Bogotá
¿Qué te ofrecemos?
· Horario flexible
· Oportunidad de trabajar en una compañía multicultural con presencia en 6 países de Latinoamérica
· Tiempo libre, cumpleaños, matrimonio, nacimiento hijos, entre otros.
