Overview
Administrative & General Affairs Officer Jobs in Jakarta, Indonesia at Practica
Title: Administrative & General Affairs Officer
Company: Practica
Location: Jakarta, Indonesia
TENTANG KAMI
Practica (PT Pratama Setia Abadi) adalah konsultan olahraga dan operasional berbasis di Jakarta yang bergerak di bidang manajemen fasilitas, program pelatihan, dan operasional olahraga. Kami melayani berbagai klien di industri olahraga dan wellness, dan tim Head Office kami memegang peran penting dalam memastikan seluruh operasional berjalan dengan baik di semua cabang.
TENTANG POSISI INI
Kami mencari seorang Administrative & General Affairs Officer yang teliti, terorganisir, dan proaktif untuk bergabung bersama tim Head Office kami. Posisi ini merupakan tulang punggung operasional organisasi, mengelola berbagai tanggung jawab di bidang administrasi, pelaporan keuangan, manajemen dokumen, dan general affairs di lintas cabang.
Jika kamu nyaman bekerja dalam lingkungan yang terstruktur, mampu mengelola banyak tanggung jawab sekaligus, dan bangga ketika segala sesuatu berjalan dengan presisi, posisi ini tepat untukmu.
TANGGUNG JAWAB
Administrasi Keuangan & Pendapatan
- Memantau dan merekonsiliasi laporan pendapatan harian dan periodik, memastikan keakuratan data dari berbagai metode pembayaran (tunai, transfer, QR, EDC)
- Menginput pendapatan coach dan trainer ke dalam sistem ERP berdasarkan activity record
- Memantau pending payment dan melakukan follow-up kepada tim terkait
- Menyiapkan dan mengarsipkan bon petty cash, reimbursement perjalanan, dan dokumen keuangan lainnya
- Memproses transaksi perbankan termasuk setoran pendapatan, setoran giro, dan pencetakan buku rekening
- Memantau pembayaran management fee dan revenue sharing serta menjaga keakuratan datanya
- Menyusun dan mengirimkan laporan keuangan periodik kepada pihak terkait melalui email
Manajemen Dokumen & Arsip
- Mengelola sistem pengarsipan fisik dan digital untuk seluruh dokumen dari cabang maupun Direktur
- Mengelola nomor referensi, file, dan laporan di Google Drive dan AppSheet
- Mengarsipkan dokumen Work Plan untuk staf dan tenant
- Mengumpulkan, memverifikasi, dan mengarsipkan dokumen claim agreement coach beserta kelengkapan tanda tangannya
- Memproses dan mengunggah rekening koran serta dokumen keuangan ke Google Drive
Dukungan Operasional & Cabang
- Mengelola inventaris ATK di Head Office dan mengkoordinasikan distribusi ke cabang sesuai permintaan
- Mengantarkan dokumen invoice, BAP, dan Surat Perjanjian Kerja (SPK) ke lokasi cabang dan manajemen apartemen
- Mengkoordinasikan pengadaan kebutuhan operasional cabang, perlengkapan olahraga, dan kebersihan
- Mengkoordinasikan perbaikan dan pemeliharaan peralatan olahraga serta aset kantor di seluruh cabang
- Berkoordinasi dengan vendor untuk kebutuhan percetakan termasuk ID card, kop surat, dan buku tanda terima
- Melakukan pengecekan dan backup rekaman CCTV secara rutin di semua lokasi
Dukungan Administrasi HR
- Mengelola data cuti staf di Head Office dan cabang
- Menyusun dan mendistribusikan jadwal bulanan HO, serta mengkoordinasikan pengumpulan jadwal dari cabang
- Mengumpulkan dan merekap data absensi fingerprint dari cabang untuk keperluan pelaporan kehadiran
- Memproses dan memverifikasi formulir pengajuan cuti berkoordinasi dengan manajemen
Pelaporan & Monitoring
- Memantau dan mengecek logbook staf cabang secara harian
- Mereview dan menyusun laporan pengunjung/member (CSB) secara harian dan bulanan
- Memantau paket coach aktif dan catatan sesi latihan tenant
- Mengecek dan menyusun laporan periodik bulanan termasuk data claim coach dan keterangan kelas
- Memperbarui dan memelihara data kegiatan kelas beserta catatan pembayarannya
- Menyusun laporan tahunan data pengunjung dan grafik peserta kelas untuk keperluan manajemen
Program Khusus & Kegiatan
- Mengkoordinasikan program charity dua kali setahun di setiap cabang, termasuk pengadaan sembako dan dokumentasi distribusi ke panti asuhan dan yayasan
- Mengelola pengadaan dan distribusi hampers Lebaran dan Natal untuk mitra, manajemen apartemen, dan koordinator cabang
- Mengkoordinasikan pengadaan dan penggantian seragam staf
- Menyiapkan dan mengadakan hadiah untuk program Work Plan tenant dan staf
KUALIFIKASI YANG KAMI CARI
- Pendidikan minimal D3 atau S1 di bidang Administrasi, Manajemen, Bisnis, atau bidang terkait
- Pengalaman minimal 2 tahun di posisi administrasi, general affairs, atau dukungan operasional
- Mahir menggunakan Google Workspace (Drive, Sheets, Docs) dan terbiasa dengan sistem pengarsipan digital
- Pengalaman menggunakan sistem ERP merupakan nilai tambah
- Kemampuan organisasi yang kuat dan perhatian tinggi terhadap detail
- Mampu mengelola banyak tanggung jawab secara bersamaan dalam berbagai siklus waktu (harian, mingguan, bulanan)
- Komunikasi yang baik dan mampu berkoordinasi lintas tim dan cabang
- Bersedia melakukan perjalanan ke lokasi cabang di Jakarta sesuai kebutuhan
- Berdomisili atau bersedia commute ke area Jakarta Selatan
