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Asistente Administrativa/Recepción Jobs in Guatemala City, Guatemala, Guatemala at Productos Papillon
Title: Asistente Administrativa/Recepción
Company: Productos Papillon
Location: Guatemala City, Guatemala, Guatemala
Brindar soporte administrativo y operativo a la empresa, asegurando una atención eficiente en recepción, una correcta coordinación de rutas de entrega, seguimiento oportuno a solicitudes de compra y apoyo transversal a los distintos departamentos, contribuyendo al buen funcionamiento diario de la empresa.
Funciones y Responsabilidades:
1. Atención en Recepción y Comunicación:
- Contestar y canalizar llamadas telefónicas de clientes, proveedores y colaboradores.
- Recibir visitas y brindar atención cordial y profesional.
- Registrar y dar seguimiento a mensajes, solicitudes y requerimientos.
2. Programación y Control de Rutas de Entrega:
- Programar y coordinar rutas de entrega diarias y semanales.
- Mantener comunicación constante con el área de logística y mensajería.
- Verificar direcciones, horarios y documentación necesaria para entregas.
- Revisar la ruta finalizada.
3. Cotizaciones y Apoyo Comercial:
- Elaborar y enviar cotizaciones de insumos de uso diario.
- Dar seguimiento a cotizaciones pendientes hasta su cierre o actualización.
- Apoyar al área comercial con información básica de productos y pedidos.
5. Revisión de Envíos Departamentales:
- Revisar y controlar envíos departamentales.
- Verificar cantidades, documentación y cumplimiento de fechas.
- Reportar incidencias o inconsistencias en los envíos.
6. Apoyo Administrativo General:
- Brindar apoyo administrativo a los diferentes departamentos (ventas, marketing, operaciones, finanzas).
- Organización y archivo de documentos físicos y digitales.
- Apoyo en tareas administrativas asignadas por la gerencia.
Requisitos del Puesto:
- Escolaridad: Nivel diversificado o estudios universitarios en Administración, Contabilidad o carrera afín (deseable).
- Experiencia:
Mínimo 1 año en puestos administrativos o de recepción.
- Conocimientos:
Manejo de computadora (Word, Excel, correo electrónico).
Habilidad para elaboración de cotizaciones y control de información.
- Habilidades:
Organización y atención al detalle.
Excelente comunicación verbal y escrita.
Actitud de servicio y trabajo en equipo.
Capacidad para manejar varias tareas simultáneamente.
Competencias Clave:
- Responsabilidad
- Orden y seguimiento
- Proactividad
- Trabajo bajo presión
- Orientación al servicio
Condiciones del Puesto:
- Tipo de puesto: Tiempo completo
- Modalidad: Presencial zona 10
- Horario: Lunes a viernes 8:00am a 5:30pm, Sabados de 8:00am a 12:00
