Asistente Administrativo/a

Overview

Asistente Administrativo/a Jobs in Madrid, Community of Madrid, Spain at Leonardo Hotels Spain

Title: Asistente Administrativo/a

Company: Leonardo Hotels Spain

Location: Madrid, Community of Madrid, Spain

Quiénes Somos

En Leonardo Hotels, división europea de Fattal Hotel Group con más de 200 hoteles en Europa, seguimos creciendo y evolucionando. Para uno de nuestros hoteles en Madrid, buscamos incorporar un/a Asistente Administrativo/a para dar soporte al Departamento Técnico, Proyectos y Obras.

Creemos en nuestro lema: SER TÚ MISMO / BE YOURSELF

No creemos en estructuras rígidas ni en encajar en moldes. Apostamos por personas con personalidad, criterio y ganas de aportar. Aquí, tu voz cuenta.

Responsabilidades Principales

Gestión administrativa y documental

• Organizar y mantener actualizada la documentación técnica de proyectos y hoteles (planos, licencias, contratos, certificados, garantías y documentación as built).
• Gestionar y archivar contratos, pedidos, ofertas y documentación administrativa del Departamento.
• Dar soporte en la tramitación de licencias, legalizaciones y documentación requerida por organismos públicos y entidades colaboradoras.

Gestión económica y administrativa

• Gestionar el flujo de facturación del Departamento, verificando contratos, pedidos, certificaciones y facturas.
• Tramitar órdenes de compra, solicitudes de pedido y realizar el seguimiento administrativo de pagos.
• Colaborar en el control y seguimiento de presupuestos de inversión (CapEx).
• Gestionar los gastos internos del Departamento, incluyendo liquidaciones de gastos, viajes y desplazamientos del equipo técnico.

Subvenciones y Certificados de Ahorro Energético (CAE)

• Colaborar en la tramitación y seguimiento de subvenciones, ayudas públicas y expedientes relacionados con eficiencia energética.
• Dar soporte administrativo en la gestión de los Certificados de Ahorro Energético (CAE), coordinando la documentación con ingenierías, empresas gestoras y organismos competentes.

Apoyo a proyectos

• Dar soporte al Director Técnico y al equipo en la planificación y seguimiento administrativo de proyectos y obras.
• Elaborar actas, informes, cronogramas y documentación de seguimiento.
• Coordinar la comunicación administrativa entre hoteles, proveedores, contratistas, proyectistas y departamentos internos.

Organización del Departamento

• Gestionar agendas, reuniones, viajes y visitas de obra.
• Atender consultas e incidencias administrativas.
• Colaborar en la mejora de los procedimientos internos y dar soporte a las necesidades administrativas del Departamento.

Nuestros beneficios:

• Incorporación a una compañía internacional en expansión.
• Descuentos exclusivos en alojamiento y restaurantes de nuestra cadena
• Programas de formación y desarrollo profesional a través de nuestra Leonardo Academy.
• Acceso a una plataforma de descuentos en marcas líderes.
• Un detalle especial en tu cumpleaños para celebrar contigo.
• Estabilidad laboral y oportunidades reales de crecimiento.

Requisitos mínimos:

Formación

• Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas, Asistencia a la Dirección, Gestión Administrativa, Edificación y Obra Civil o similar.
• Se valorará formación universitaria relacionada.

Experiencia

• Experiencia mínima de 2 años en puestos administrativos.
• Muy valorable experiencia en departamentos técnicos, construcción, arquitectura, ingeniería, Project Management, Facility Management o sector hotelero.

Conocimientos

• Dominio avanzado de Microsoft Office, especialmente Excel.
• Valorable experiencia con ERP, SharePoint, AutoCAD, Presto o Microsoft Project.
• Valorable conocimiento en gestión de subvenciones y Certificados de Ahorro Energético (CAE).
• Inglés nivel B2 o superior.

Competencias

• Organización y planificación.
• Rigor y atención al detalle.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades.
• Proactividad e iniciativa.
• Capacidad analítica y orientación a resultados.
• Trabajo en equipo y habilidades de comunicación.
• Discreción y confidencialidad.

Este puesto requiere una elevada capacidad de organización, autonomía, rigor y confidencialidad, actuando como apoyo clave en la gestión administrativa de los proyectos de inversión, mantenimiento y reformas de la compañía. La persona seleccionada contribuirá activamente al correcto funcionamiento del Departamento Técnico, Proyectos y Obras, facilitando la coordinación entre las distintas áreas implicadas y asegurando una gestión documental, administrativa y económica eficiente.