Overview
Asistente de administración Jobs in Mexico City, Mexico at UNOPS
Title: Asistente de administración
Company: UNOPS
Location: Mexico City, Mexico
Job Highlight
Contribuir a la eficacia de las operaciones de las oficinas prestando apoyo a la administración, la logística y los servicios centrados en los clientes.
About
About the Project Office
Bajo la supervisión directa del Titular del Área de Operaciones, el/la Asistente Administrativo(a) brindará apoyo en el desarrollo y seguimiento de las actividades administrativas, operativas y logísticas de la Oficina de COMEX.
El/la Asistente Administrativo(a) trabajará en estrecha colaboración con las distintas unidades del Área de Operaciones, proporcionando apoyo administrativo, logístico y operativo para contribuir al adecuado funcionamiento de la oficina, de conformidad con las políticas, procedimientos y lineamientos establecidos por la UNODC.
Entre sus funciones se incluirá el apoyo con el servicio de transporte, gestiones administrativas, apoyo logístico para reuniones, eventos y misiones, y apoyo al equipo de IT, así como otras actividades operacionales y de soporte requeridas para la continuidad de las operaciones de la oficina.
Role Purpose
El/La Asistente de Administración presta un apoyo eficaz en materia de logística y transporte a la unidad operacional para garantizar la prestación de servicios oportuna y sin contratiempos. La persona titular del puesto trabaja en estrecha colaboración con colegas de apoyo a las operaciones, los proyectos y los programas de toda la unidad, llevando a cabo las tareas asignadas con un enfoque centrado en los clientes, basado en la calidad y orientado hacia los resultados.
Functions / Key Results Expected
Apoyo logístico y de gestión de activos
- Garantizar el mantenimiento adecuado, el manejo correcto y el almacenamiento seguro de todo el equipo y los bienes de oficina.
- Preparar y mantener listas de inventario precisas y registros de bienes exhaustivos para las necesidades tanto de la oficina como de los proyectos.
- Monitorear y hacer un seguimiento del traslado de equipo.
- Implementar y mantener un sistema de gestión y contabilidad del equipo para todos los activos de conformidad con la política de UNOPS relativa al equipamiento.
- Tramitar los pedidos de suministros para las oficinas de manera oportuna.
- Apoyar los procedimientos de despacho de aduanas de forma oportuna y eficaz.
- Gestionar la recepción de bienes y equipo para la oficina, incluida la inspección y preparación de los informes pertinentes.
Servicios de transporte
- Garantizar el mantenimiento, la revisión y la reparación adecuados de todos los vehículos de oficina para garantizar el máximo desempeño y condiciones de funcionamiento seguras, de conformidad con las políticas y los procedimientos de gestión de vehículos de UNOPS.
- Coordinar y satisfacer todas las necesidades de transporte oficial del personal directivo y de oficina, incluidas las disposiciones de seguridad necesarias.
- Mantener registros diarios de los vehículos sobre el consumo de combustible y el kilometraje.
- Implementar un sistema eficaz de reparación y mantenimiento para todo el equipo de oficina, incluidos los equipos de procesamiento electrónico de datos y los generadores.
- Supervisar la gestión eficaz de los edificios y las actividades de mantenimiento.
- Aplicar la política de gestión energética en función del suministro eléctrico y los recursos de los generadores existentes.
- Evaluar los servicios contratados (por ejemplo, limpieza, seguridad, taxi, mensajería, etc.) para mejorar los niveles de servicio e identificar posibles mejoras o soluciones alternativas.
Creación e intercambio de conocimientos
- Participar activamente en iniciativas de capacitación y desarrollo de capacidades en materia de logística y transporte para el personal.
- Contribuir a las redes de conocimiento y a las Comunidades de Práctica (CoP).
Education Requirements
Requerida
- Enseñanza secundaria (o equivalente) con 4 años de experiencia relevante O
- Título de licenciatura/grado (o equivalente) en cualquier disciplina con 0 años de experiencia relevante.
Deseada
- Certificado profesional en Administración reconocido a nivel mundial o nacional.
Requirements
Experience Requirements
Requerida
- Experiencia en administración, logística u operaciones.
- Experiencia en el uso de herramientas de colaboración y productividad (por ejemplo, MS Office, G-Suite, etc.) y sistemas de gestión basados en la web.
Deseada
- Experiencia trabajando en entornos multiculturales u organizaciones del sistema de las Naciones Unidas en un país en desarrollo.
- Experiencia en contextos humanitarios o de desarrollo.
