Overview
Assistant·e administratif·ve – F/H Jobs in Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d’Azur, France at Aix-Marseille University
Title: Assistant·e administratif·ve – F/H
Company: Aix-Marseille University
Location: Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d’Azur, France
À propos de nous
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté
Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.
AMU en vidéo :https://youtu.be/7-Hrtn-l2Q
L’Institut d'administration des entreprises (IAE) d'Aix-Marseille Université (AMU), premier de France fondé en 1955, a été pensé sur le modèle des Business Schools américaines rattachées à de grandes universités. Cet historique a ancré notre capacité à innover. Ainsi, notre histoire est marquée par des développements pionniers de nombreuses innovations pédagogiques.
Aujourd’hui, l’IAE AMU se démarque par le développement de deux axes stratégiques impactant l’ensemble de sa pédagogie, de sa recherche, et de son rapport à ses participants : le projet I3 et le projet "Humanistic Leadership". L'établissement se positionne volontairement à mi-chemin entre les écoles privées de management et l’université publique. Ce positionnement permet d’allier le dynamisme et la flexibilité d’une école étroitement liée au monde de l’entreprise, aux valeurs de services publics, d’excellence pédagogique et de recherche.
En tant que Business Schools d’Aix-Marseille Université, l’IAE AMU s’inscrit parfaitement dans la stratégie d’excellence académique, d’internationalisation et de professionnalisation de l'université.
Entièrement dédiée à la formation supérieure et à la recherche, l'IAE AMU offre des diplômes Bac + 5 et plus (masters, MSc, MBA, doctorat) spécialisés dans les différents domaines de la gestion, en constante adéquation avec les besoins du monde des affaires. Le laboratoire de recherche CERGAM est le plus grand de France en nombre de thèses de doctorat soutenues dans le domaine de la gestion.
L’IAE compte 800 étudiants, plus d’une trentaine d’Enseignants-Chercheurs (EC) et intervenants internationaux. L'IAE ambitionne de se positionner comme une "caring school", une école centrée sur l'écoute, la bienveillance, l'empathie et le soutien porté à ses participants. Nous cherchons des profils de collaborateurs qui partageront cet engagement et souhaiteront contribuer à notre ambition à travers leurs missions auprès des personnels. La personne recrutée évoluera dans un service de 3 personnes.
Mission
Sous l’autorité hiérarchique directe de la responsable du service Affaires Générales/RH/Juridique de l’IAE, la personne recrutée assurera le secrétariat de la Direction de l’IAE. Elle apportera un appui à la gestion administrative des affaires générales de l’Institut ainsi qu’au pilotage de la structure. Un renfort sera à apporter, en cas de pic d’activité pour les tâches liées à la gestion des ressources humaines (EC et stagiaires).
Activités principales
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs de la Direction : enseignants, personnels administratifs, étudiants et partenaires extérieurs.
- Gestion de l’agenda du directeur et organisation des réunions de la Direction (réservations de salles, logistique, commandes de repas, collecte et diffusion des informations).
- Organisation des déplacements du directeur et gestion des frais associés (réservation de transports et d’hébergements, traitement via le logiciel NOTILUS en lien avec le service financier).
- Gestion et traitement des informations administratives et de la correspondance (courriers, messagerie), incluant la rédaction et l’envoi de communications internes et externes (invitations, remerciements, vœux) ainsi que le suivi des parapheurs.
- Appui à la préparation et au suivi des instances (Conseil d’Institut, conseils centraux) et des élections associées, en lien avec les services concernés.
- Rédaction, mise en forme et suivi de documents administratifs (procès-verbaux, relevés de décisions, dossiers de séance, etc.).
- Gestion et suivi des conventions (mise à disposition de locaux et partenariats), relations avec les bénéficiaires et mise à jour des tableaux de suivi associés.
- Contribution à l’élaboration et à la mise en œuvre de procédures internes et d’outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs de suivi).
- Archivage des dossiers administratifs.
- Appui ponctuel aux activités de gestion des ressources humaines (enseignants-chercheurs et stagiaires), en renfort lors de pics d’activité.
- Développement et entretien des relations avec les partenaires externes (universités, écoles, collectivités, entreprises).
Activités annexes
- Réponse aux demandes d’information des services internes de l’IAE.
- Participation à l’organisation d’événements institutionnels et scientifiques.
- Contribution aux manifestations de vie de campus : salons, journées portes ouvertes, journées d’intégration, remise des diplômes.
Profil
Le poste requiert des connaissances en techniques de secrétariat, en gestion administrative courante ainsi qu’une maîtrise des outils de communication écrite et orale. La compréhension et l’expression en anglais sont souhaitées. Une première expérience dans l'administratif, notamment dans des fonctions impliquant de l’organisation, de la logistique ou de l’événementiel, et/ou la gestion de relations lors d’événements serait appréciable.
Les compétences attendues incluent une bonne expression orale et écrite, la maîtrise du pack Office, ainsi qu’une capacité à rechercher, vérifier et classer l’information.
La personne recherchée doit savoir organiser et planifier son activité, hiérarchiser les urgences, analyser les priorités et assurer un reporting fiable. Le poste nécessite également un bon sens pratique, de la débrouillardise et une maturité professionnelle permettant de gérer des situations variées avec autonomie.
Les qualités relationnelles sont essentielles, avec une capacité d’adaptation et de polyvalence. La discrétion, la diplomatie et la maîtrise de soi sont indispensables, notamment dans un environnement institutionnel sensible. L’autonomie, la rigueur, la réactivité et la curiosité professionnelle sont attendues, tout comme le respect de la hiérarchie et un bon sens de l’organisation dans la gestion des missions quotidiennes.
Poste à pourvoir dès que possible – CDD 8 mois borné sur 2026
Temps complet – du lundi au vendredi
Rémunération : 1520€ net / mois environ puis 1595€ net / mois environ après un an de contrat
Localisation du poste : Chemin de la Quille, 13540 Aix-en-Provence
Un Processus De Recrutement Fluide Et Transparent
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 33 jours de congés dès la prise de poste
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
Référence de l'offre : di7v2l9rng
