Overview
Directiesecretaresse bij Defensie Pijpleiding Organisatie Jobs in Leidschendam, Zuid-Holland, Netherlands at Ministerie van Defensie
Location: Leidschendam
Wat ga je doen?
De Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO) is onderdeel van het Commando Materieel & IT (COMMIT).
In NAVO-verband verzorgt DPO de inname, opslag, controle, transport en aflevering van vliegtuigbrandstof, zowel in vredes- als in oorlogstijd. DPO is verantwoordelijk voor het systeem op Nederlands grondgebied. Het Nederlandse pijpleidingsysteem vormt samen met de systemen in Frankrijk, Duitsland, België en Luxemburg het Central Europe Pipeline System (CEPS).
DPO is op zoek naar een enthousiaste Directiesecretaresse.
Als Directiesecretaresse ontzorg je DPO door management-, secretariële en administratieve ondersteuning te verlenen. Jij bent de steun en toeverlaat als het gaat om het verzorgen van het agenda- en afsprakenbeheer van de directeur, het organiseren van vergaderingen, de verslaglegging hiervan en het juist inrichten van hetDocument ManagementSysteem (DMS). Het verzorgen van evenementen en mee-organiseren van internationale bedrijfs-brede activiteiten, net als de berichtgeving en foto’s achteraf en het opzetten en bijhouden van overzichten en planningen hoort ook bij jouw werk.
Wat ga je doen? (Taken)
1. Je verleent management- en secretariële ondersteuning door:
de agenda van de directeur te beheren;
zorg te dragen voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten;
het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
correspondentie en interne nieuwitems te verzorgen;
het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen;
ruimtes, lunches, diners en/of hotelkamers te reserveren;
bezoekers te ontvangen en te begeleiden.
2. Je levert administratieve ondersteuning aan DPO:
de afdelingen administratief te ondersteunen;
in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van hetDocument ManagementSysteem (DMS).
3. Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:
als contactpersoon voor facilitaire zaken te fungeren;
DPO evenementen en internationale vergaderingen te coördineren/organiseren;
Kantoorartikelen te beheren en bestellen.
Wie zoeken we
Wat vragen we? (Kwalfcts)
Secretariële opleiding op MBO-niveau
Aanvullende cursussen behorend bij de functie van Directiesecretaresse
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels
Overige kennis en vaardigheden
Ruime sociale vaardigheden, goede contactuele en communicatieve eigenschappen
Enthousiasme en flexibiliteit
Pro-actieve houding
Gewend om initiatief te tonen
Grote mate van zorgvuldigheid
Vaardigheid in het stellen van prioriteiten
Vaardigheid in het organiseren van bijeenkomsten en evenementen
Vaardigheid in het uitwerken van vergaderingen
Kennis van de Defensie- en CEPS-organisatie is een pré
Ervaringseisen:
Ruime ervaring in een soortgelijke functie.
Dit krijg je van ons
Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.850 bruto per maand
Contractduur Betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Noord-Holland
Overige arbeidsvoorwaarden
Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor s…
Title: Directiesecretaresse bij Defensie Pijpleiding Organisatie
Company: Ministerie van Defensie
Location: Leidschendam, Zuid-Holland, Netherlands
Category: Administrative/Clerical, Management
