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Executive Assistant to CEO Jobs in Florence, Tuscany, Italy at JSB Solutions
Title: Executive Assistant to CEO
Company: JSB Solutions
Location: Florence, Tuscany, Italy
JSB Solutions – azienda leader nei servizi life sciences con focus su consulenza, gestione studi clinici e sviluppo software – ricerca per il potenziamento del proprio organico un Executive Assistant to CEO (JSB.SRF.25.016) da inserire a diretto riporto del CEO.
Chi siamo:
Con quattro sedi operative in Italia (Firenze, Parma, Milano e Roma), supportiamo le principali aziende farmaceutiche nei processi di compliance, di gestione di studi clinici e sviluppo piattaforme software combinando expertise tecnico e approccio consulenziale.
Il ruolo:
L’Executive Assistant rappresenta oggi una figura professionale strategica, ben lontana dalla tradizionale immagine dell’assistenza segretariale limitata a mansioni puramente operative. Il candidato ideale ha quindi maturato una solida esperienza in tal senso di almeno 5 anni nel ruolo e fungerà da interfaccia dinamica tra il CEO e l’intera struttura aziendale. Avrà l’opportunità di giocare un ruolo chiave nei processi decisionali dell’organizzazione, gestendo in modo strategico l’agenda del CEO e contribuendo attivamente all’efficienza operativa dell’azienda.
Responsabilità principali:
Pianificazione: gestire, pianificare e organizzare l’agenda del CEO;
Interfaccia dirigenziale: fungere da punto di contatto tra il CEO e altri dirigenti o membri del board;
Gestione corrispondenza: filtrare e gestire email e comunicazioni importanti;
Rappresentanza: partecipare a riunioni selezionate come rappresentante del CEO quando necessario;
Ruolo di “riferimento centrale”: rappresentare il primo punto di contatto, filtrando informazioni e richieste con competenza e discernimento;
Supporto decisionale: contribuire ai processi decisionali, anticipando necessità e identificando potenziali problemi;
Organizzazione: organizzare meeting, riunioni e incontri con eventuale allestimento delle sale e accoglienza partecipanti;
Gestione eventi: organizzare eventi aziendali in collaborazione con le altre figure aziendali predisposte;
Documentazione: preparare presentazioni, reportistica e gestire documenti confidenziali;
Supporto viaggi: coordinare logistica, prenotazioni e documentazione per i viaggi d’affari del CEO.
Ambiti di competenza aggiuntivi:
Gestione della comunicazione: supportare nell’organizzazione del piano di comunicazione aziendale e nella gestione della comunicazione con enti pubblici e privati;
Miglioramento continuo: identificare aree di miglioramento e proporre soluzioni innovative per ottimizzare i processi.
Requisiti richiesti dal ruolo:
Esperienza di almeno 5 anni maturata in ruoli di Executive Assistant a diretto riporto del CEO;
Ottime doti organizzative, capacità di gestire in modo efficace ed efficiente più compiti contemporaneamente;
Spiccata attitudine al problem solving trovando soluzioni efficaci anche in situazioni di assenza del CEO;
Spiccate capacità comunicative e relazionali;
Buona conoscenza della lingua inglese parlata e scritta;
Ottimo utilizzo del pacchetto Office;
Disponibilità a occasionali trasferte presso le altre sedi dell’azienda;
Elevata riservatezza nella gestione di informazioni confidenziali;
Capacità di gestire lo stress e mantenere lucidità in situazioni di pressione;
Flessibilità e adattabilità ai cambiamenti e alle nuove priorità .
Proponiamo:
Inserimento in un contesto professionale stimolante e in forte crescita;
Collaborazione in progetti che prevedono il coinvolgimento e l’interazione con diversi stakeholders;
Formazione continua;
Possibilità di lavorare a stretto contatto con il top management;
Ruolo centrale nei processi decisionali dell’azienda;
Concrete opportunità di crescita professionale.
Sede di lavoro:
Area fiorentina.
Modalità di lavoro:
Prevalentemente headquarter, con possibilità di smart working occasionale da concordare direttamente con il CEO.
