Overview
İşletme Ofis Asistanı Jobs in Istanbul, Istanbul, Türkiye at RE/MAX ASTYLE
Title: İşletme Ofis Asistanı
Company: RE/MAX ASTYLE
Location: Istanbul, Istanbul, Türkiye
RE/MAX ASTYLE | Ofis Asistanı / Yönetici AsistanıOfis Asistanlığından Ofis Müdürlüğüne Uzanan Bir Kariyer Fırsatı
RE/MAX ASTYLE olarak büyüyen, gelişen ve her geçen gün daha güçlü bir yapıya kavuşan ofisimizde; yalnızca günlük iş takibini yapacak değil, aynı zamanda zaman içinde ofisin operasyonel düzenine liderlik edebilecek bir ekip arkadaşı arıyoruz.
Bu pozisyon bizim için klasik bir asistanlık rolünden çok daha fazlasını ifade ediyor. Aradığımız kişi, ilk aşamada Ofis Asistanı / Yönetici Asistanı olarak ofisimizin günlük operasyonlarına destek olacak; müşteri karşılama, telefon trafiği, evrak düzeni, portföy takibi, randevu organizasyonu, danışman koordinasyonu ve ofis içi iletişim süreçlerinde aktif rol alacaktır.
Zaman içinde ise bu görev; kişinin performansı, sorumluluk alma isteği, öğrenme hızı ve iş takibindeki başarısına bağlı olarak Ofis Müdürü / Ofis Operasyon Yöneticisi seviyesine doğru gelişebilecek bir kariyer yoluna dönüşecektir.
Bu süreçte adayımız; finans, muhasebe, raporlama, yönetim, organizasyon, insan ilişkileri, müşteri iletişimi ve gayrimenkul ofis operasyonları alanlarında kendini geliştirme fırsatı bulacaktır.
Bizim için önemli olan; uzun süreli çalışmayı hedefleyen, kendisine sağlam bir kariyer yolu çizmek isteyen, öğrenmeye açık, iletişimi güçlü, dışa dönük, güler yüzlü, sorumluluk sahibi ve insan ilişkilerinde başarılı bir ekip arkadaşıyla uzun vadeli bir yolculuk yapabilmektir.
Gayrimenkul sektörü; iletişimin, güvenin, düzenin, takip becerisinin ve temsil gücünün çok önemli olduğu dinamik bir alandır. Bu nedenle aradığımız çalışma arkadaşımızın önce güçlü bir Ofis Asistanı, zaman içinde ise ofisin işleyişine hâkim, çözüm üreten, ekibi koordine edebilen ve yönetim süreçlerine destek olan güçlü bir Ofis Müdürü adayı olmasını hedefliyoruz.
Kurumsal bir marka çatısı altında çalışmak, kendinizi geliştirmek, profesyonel bir ortamda uzun vadeli kariyer inşa etmek ve zamanla daha fazla sorumluluk almak istiyorsanız, sizinle tanışmak isteriz.
Pozisyonun Kariyer Gelişim Yolu1. Aşama: Ofis Asistanı / Yönetici Asistanı
Bu aşamada adayımızdan beklenen; ofisin günlük operasyonlarını öğrenmesi, temel süreçlere hâkim olması ve düzenli iş takibi yapabilmesidir.
Bu süreçte görev alacağı başlıca alanlar:
Müşteri ve misafir karşılama,
Telefon ve iletişim trafiği yönetimi,
Randevu ve toplantı organizasyonu,
Evrak, doküman ve arşiv düzeni,
Portföy ve ilan süreçlerinin takibi,
Ofis içi düzen ve operasyonel destek,
Gayrimenkul danışmanlarıyla koordinasyon,
Yöneticiye günlük iş akışında destek verilmesi.
2. Aşama: Kıdemli Ofis Asistanı / Operasyon Destek Sorumlusu
Bu aşamada adayımızın, sadece verilen görevleri yerine getiren değil; süreçleri takip eden, eksikleri gören, çözüm önerileri sunan ve ofis düzenini sahiplenen bir yapıya ulaşması beklenir.
Bu süreçte gelişmesi hedeflenen alanlar:
İş takibi ve raporlama,
Finansal evrak ve ödeme süreçlerine destek,
Muhasebe ile koordinasyon,
Danışman işlem süreçlerinin kontrolü,
Ofis içi organizasyonların planlanması,
İlan, portföy ve sistem kontrollerinin düzenli yürütülmesi,
Operasyonel aksaklıkların tespit edilmesi ve yönetime raporlanması.
3. Aşama: Ofis Müdürü / Ofis Operasyon Yöneticisi Adayı
Bu aşamada adayımızın, ofisin genel işleyişine hâkim olması, operasyonel süreçleri yönetebilmesi ve yönetimle danışmanlar arasında güçlü bir köprü kurabilmesi hedeflenir.
Bu seviyede beklenen gelişim alanları:
Ofis operasyonlarının genel koordinasyonu,
Danışman, müşteri ve yönetim iletişiminin sağlıklı yürütülmesi,
Finans, muhasebe ve raporlama süreçlerinin takibi,
Ofis içi iş akışlarının standartlaştırılması,
Toplantı, eğitim ve organizasyon süreçlerinin planlanması,
Ofis düzeni, sistem takibi ve kurumsal süreçlerin yönetilmesi,
Yöneticiye karar alma süreçlerinde rapor ve veri desteği sunulması.
RE/MAX ASTYLE Hakkında
RE/MAX çatısı altında faaliyet gösteren RE/MAX ASTYLE ofisimiz, İstanbul’un prestijli iş ve yaşam merkezlerinden biri olan Sarıyer / Ayazağa – Vadistanbul bölgesinde yer almaktadır.
Gayrimenkul sektöründe kurumsal hizmet anlayışımızı, ofis içi düzenimizi ve müşteri deneyimimizi en iyi şekilde destekleyecek; güler yüzlü, düzenli, takipçi, iletişimi güçlü ve temsil kabiliyeti yüksek bir Ofis Asistanı / Yönetici Asistanı ekip arkadaşı arıyoruz.
Çalışma Lokasyonu
RE/MAX ASTYLE
Ayazağa Mahallesi, Cendere Caddesi No:17/1
Ayazağa / Sarıyer / İstanbul
Adayların ofis lokasyonumuza ulaşımının kolay olması bizim için önemlidir. Bu nedenle tercihen Sarıyer, Kağıthane, Beşiktaş, Levent, Maslak, Hamidiye, Ayazağa, Vadistanbul ve yakın çevresinde ikamet eden adaylar öncelikli olarak değerlendirilecektir.
Görev ve Sorumluluklar1. Ofis Karşılama ve İletişim Yönetimi
Ofise gelen müşteri, misafir ve iş ortaklarını güler yüzle karşılamak, ağırlamak ve ilgili kişilere yönlendirmek,
Ofis ve yönetici telefon trafiğini profesyonel şekilde yönetmek,
Gelen aramaları ilgili kişilere yönlendirmek, gerekli notları ve kayıtları düzenli şekilde oluşturmak,
Müşteri ve Gayrimenkul Danışmanları arasındaki iletişim süreçlerini koordine etmek,
Ofis içi iletişim akışının düzenli, hızlı ve doğru şekilde ilerlemesine destek olmak.
2. Randevu, Takip ve Koordinasyon
Yönetici ve ofis randevularını planlamak, organize etmek ve takibini yapmak,
Toplantı, görüşme ve ofis içi organizasyon süreçlerine destek olmak,
Gerekli hatırlatmaları yapmak ve işlerin zamanında tamamlanmasını takip etmek,
Gayrimenkul danışmanları, müşteriler ve ofis yönetimi arasındaki operasyonel koordinasyonu sağlamak.
3. Portföy, İlan ve Sistem Takibi
Ofis portföylerinin ilgili internet portallarına ve sistemlere giriş süreçlerini takip etmek,
İlan girişlerinin düzenli, doğru ve güncel olmasını kontrol etmek,
Portföy bilgilerinin, görsellerinin ve gerekli dokümanlarının eksiksiz şekilde hazırlanmasına destek olmak,
İlgili sistemlerde veri girişi, güncelleme ve kontrol süreçlerini yürütmek.
4. Evrak, Doküman ve Arşiv Yönetimi
İç ve dış yazışmaları düzenlemek, gerekli yönlendirme ve takipleri yapmak,
Evrak ve doküman akışını sistemli bir şekilde yönetmek,
Dosyalama ve arşivleme süreçlerini düzenli şekilde yürütmek,
Gerekli belge, form, sözleşme ve ofis dokümanlarının takibini sağlamak.
5. Ofis Düzeni ve Operasyonel Destek
Genel ofis düzeninden sorumlu olmak,
Ofis ve ortak kullanım alanlarının temiz, düzenli ve temsil gücüne uygun şekilde korunmasını takip etmek,
Posta, kurye ve kargo teslim alma/gönderim süreçlerini organize etmek,
Telefon, internet, yazıcı, fotokopi, tarayıcı ve benzeri ofis altyapılarının çalışır durumda olmasını kontrol etmek,
Gerekli durumlarda ilgili teknik birimlerle iletişime geçmek ve süreci takip etmek.
6. Kurumsal Materyal ve Tanıtım Süreçleri
Katalog, broşür, kartvizit, afiş, reklam görselleri ve benzeri kurumsal materyallerin süreçlerini takip etmek,
Ofis içi tanıtım ve pazarlama çalışmalarına operasyonel destek vermek,
Kurumsal kimliğe uygun doküman ve materyal düzeninin sağlanmasına katkıda bulunmak.
Aranan Nitelikler
Güler yüzlü, presentabl, dış görünümüne ve temsil gücüne özen gösteren,
Diksiyonu düzgün, akıcı ve etkili iletişim kurabilen,
İnsan ilişkileri güçlü, pozitif, dinamik ve çözüm odaklı,
Dışa dönük, iletişim kurmaktan keyif alan ve insan ilişkilerinde başarılı,
Uzun vadeli çalışmayı ve kariyer gelişimini hedefleyen,
Zaman içinde Ofis Müdürü / Ofis Operasyon Yöneticisi pozisyonuna hazırlanmak isteyen,
Finans, muhasebe, yönetim, raporlama ve operasyonel süreçlerde kendini geliştirmeye istekli,
Sabırlı, dikkatli, sorumluluk sahibi ve iş takibi kuvvetli,
Ofis içindeki ekip arkadaşlarıyla güçlü, pozitif ve profesyonel iletişim kurabilecek,
MS Office programlarını, özellikle Word, Excel ve PowerPoint uygulamalarını iyi derecede kullanabilen,
Raporlama, veri girişi, analiz, dosyalama ve iş takibi yapabilen,
Telefon, e-posta, fotokopi, tarayıcı ve benzeri ofis araçlarını etkin kullanabilen,
Detaylara önem veren, sistemli ve düzenli çalışabilen,
Zaman yönetimi güçlü, planlama ve organizasyon becerileri gelişmiş,
Arşiv ve dosyalama sistemi konusunda bilgi sahibi,
Eğitime ve gelişime açık,
Kurumsal kimlik çatısı altında çalışabilecek sorumluluk bilincine sahip,
Tercihen üniversite mezunu,
Ofis lokasyonumuza ulaşım sorunu olmayan adayların başvurularını bekliyoruz.
Çalışma Günleri ve Saatleri
Pazartesi – Cumartesi
09:00 – 18:00
Biz Nasıl Bir Ekip Arkadaşı Arıyoruz?
RE/MAX ASTYLE olarak sadece görevlerini yerine getiren değil; ofisin enerjisine katkı sağlayan, düzeni sahiplenen, iletişimi güçlü, takipçi ve çözüm odaklı bir ekip arkadaşı arıyoruz.
Bu pozisyon, uzun vadede kendisini geliştirmek isteyen adaylar için güçlü bir kariyer basamağıdır. İlk aşamada Ofis Asistanı olarak başlayacak çalışma arkadaşımızın; zaman içinde ofis süreçlerine hâkim, sorumluluk alabilen, iletişimi güçlü, raporlama ve organizasyon becerileri gelişmiş bir Ofis Müdürü / Ofis Operasyon Yöneticisi adayı olarak yetişmesini hedefliyoruz.
Gayrimenkul sektöründe kurumsal bir marka çatısı altında gelişmek, güçlü bir kariyer yolu oluşturmak ve uzun vadeli bir ekibin parçası olmak isteyen adaylarla tanışmak isteriz.
RE/MAX ASTYLE
Başarılı İnsanların Gayrimenkul Ofisi
