Overview
OFFICE MANAGER ASSISTANT LISBON PART-TIME Jobs in Lisbon, Portugal at Management Solutions
Title: OFFICE MANAGER ASSISTANT LISBON PART-TIME
Company: Management Solutions
Location: Lisbon, Portugal
A Management Solutions é uma empresa internacional de consultoria cuja missão principal é prestar serviços de consultoria de negócio, de risco, financeira, organizacional e de processos, tanto em aspetos funcionais como na implementação de tecnologias relacionadas. Atualmente, contamos com uma equipa multidisciplinar (com perfis funcional, metodológicos, técnica e de integração de sistemas) de 4.000 profissionais.
Prestamos serviços a clientes a partir de 50 escritórios (22 na Europa, 23 nas Américas, 3 na Ásia, 1 em África e 1 na Oceânia) a partir dos quais servimos regularmente clientes que operam em mais de 50 países.
Para mais informações sobre a Management Solutions, visita: www.managementsolutions.com
Integrando o departamento de Meios, o principal objetivo é proporcionar apoio administrativo para toda a empresa, nomeadamente apoio à direção, gestão documental, gestão das instalações e sendo um ponto de contacto com todos os colaboradores, outros departamentos internos e com as unidades a nível internacional.
Principais responsabilidades
Administração e gestão documental:
Prestar apoio administrativo à direção (ex.agenda comercial com clientes).
Introduzir periodicamente informações nos sistemas; conciliar as informações de gestão e contabilísticas e apoiar o fluxo de informações para a sede.
Apoiar os colaboradores no processode declaração de tempo e despesas.
Responsabilidades administrativas gerais: receção do escritório, atendimento de chamadas, receção e expedição de correio.
Controlar o material de escritório e o hardware.
Apoiar as relações com os fornecedores.
Garantir a gestão e arquivo de documentação interna e de contratos.
Apoiar a relação com os clientes.
Gerir o pedidos de reserva de hotéis e voos.
Recursos humanos:
Apoiar o processo de recrutamento de colaboradores: relação com universidades, agendamento de entrevistas com os candidatos e atualizar as bases de dados dos recursos humanos.
Colaborar no processo de onboarding às novas contratações.
Apoiar a organização das atividades de formação.
Marketing:
Organização de reuniões e seminários relacionados com o sector financeiro.
Organização de eventos.
Apoioà execução de atividades de ação social e clube desportivo.
Qualificações
Formação superior em secretariado ou equivalente
Experiência anterior em secretariado, gestão de escritório e tarefas administrativas.
Conhecimentos linguísticos: Português nativo, espanhol (muito valorizado) e inglês.
Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita.
Capacidade para atuar com diligencia, profissionalismo e eficácia na relação com clientes, fornecedores e pessoalinterno.
Competências organizacionais comprovadas com grande atenção ao detalhe.
Atitude positiva, enérgica, entusiasta e capacidade de gerir o seu próprio tempo.
Capacidade comprovada de trabalhar simultaneamente em várias tarefas e de resolver problemas.
Fortes competências e conhecimentos especializados no Microsoft Office.
Como se candidatar?
Se estiveres interessado(a) na nossa oferta,envia-nos o teu CV para este endereço eletrónico:
