Overview
Office Manager / Executive Assistant – Panamá Jobs in Panamá, Panama at Cox
Title: Office Manager / Executive Assistant – Panamá
Company: Cox
Location: Panamá, Panama
Cox es una utility global integrada de agua y energía, a la vanguardia en la resolución de los mayores desafíos de la transición verde. Con más de 9.000 profesionales en más de 22 países, desarrollamos soluciones innovadoras y sostenibles para contribuir al progreso de las comunidades donde operamos.
Actualmente buscamos incorporar un/a Office Manager para nuestra oficina en Panamá, que dará soporte directo a la Secretaría de Dirección ubicada en España y colaborará en la gestión administrativa y organizativa de la compañía en el país.
Funciones principales
- Gestión y coordinación de agendas complejas de directivos.
- Organización integral de viajes nacionales e internacionales: reservas, coordinación con agencias de viajes, hoteles, traslados, visados y preparación de itinerarios.
- Coordinación y planificación de reuniones presenciales y virtuales.
- Apoyo administrativo a la Secretaría de Dirección ubicada en España, garantizando una comunicación fluida entre ambas oficinas.
- Gestión de documentación, archivo y seguimiento de correspondencia.
- Atención y coordinación de visitas, proveedores y servicios generales de oficina.
- Elaboración de informes, presentaciones y documentación de soporte para la dirección.
- Seguimiento de tareas, plazos y compromisos adquiridos por el equipo directivo.
- Apoyo en la organización de eventos corporativos y reuniones estratégicas.
- Resolución de incidencias administrativas y operativas del día a día.
Requisitos
- Formación universitaria o técnica en Administración, Secretariado Ejecutivo, Dirección de Empresas o similar.
- Experiencia mínima de 3 años en posiciones de Office Manager, Executive Assistant, Secretaria de Dirección o similares.
- Experiencia demostrable en gestión de agendas ejecutivas y coordinación de viajes internacionales con agencias especializadas.
- Dominio de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word y PowerPoint).
- Nivel de inglés intermedio-avanzado será valorado positivamente.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
Competencias clave
- Persona altamente organizada y orientada al detalle.
- Perfil resolutivo, proactivo y con capacidad de anticiparse a las necesidades de la dirección.
- Capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente y trabajar bajo presión.
- Alto nivel de discreción y confidencialidad.
- Orientación al servicio y excelentes habilidades interpersonales.
Capacidad para trabajar en entornos dinámicos e internacionales
