Program Administrator, Postgraduate Medical Education (PGME)

Overview

Program Administrator, Postgraduate Medical Education (PGME) Jobs in Ottawa, Ontario, Canada at EORLA – Eastern Ontario Regional Laboratory Association

Title: Program Administrator, Postgraduate Medical Education (PGME)

Company: EORLA – Eastern Ontario Regional Laboratory Association

Location: Ottawa, Ontario, Canada

Position Overview

The hiring salary range for this position is from $75,704.85 to $87,014.85

This position provides administrative and coordination support to the Chief Medical Officer (or delegate), faculty, and trainees to enable the effective delivery of residency and/or fellowship training programs. This role is integral to timely trainee recruitment and onboarding, learner registration and compliance tracking, accurate maintenance of confidential trainee records, scheduling of rotations and teaching activities, and the administration of assessments and evaluations. The Program Administrator also supports committee meetings and documentation, assists with accreditation and program reviews, supports the appointment process, and serves as a first point of contact for trainee inquiries, directing learners to appropriate resources and supports.

Key accountabilities include:

Academic Administration and Coordination

• Supports the trainee selection and recruitment process
• Coordinates onboarding and registration activities for new trainees, including tracking required documentation and compliance requirements in collaboration with relevant internal offices and clinical sites
• Maintains accurate, complete, and confidential trainee files and program records; establishes and maintains electronic and paper filing systems, including archiving in accordance with retention requirements
• Coordinates and tracks trainee leave requests and supports completion of training verification requests
• Develops, updates, and communicates trainee schedules (e.g., rotations, call, electives, and off-service schedules), resolves scheduling conflicts, and supports equitable scheduling practices
• Acts as a central point of contact for general postgraduate medical education inquiries and liaises with internal departments, clinical sites, and external organizations as required (e.g., partner institutions, regulatory bodies, specialty organizations, and matching services)
• Serves as an initial point of contact for trainees seeking administrative assistance and, where appropriate, directs trainees to relevant supports and resources while maintaining discretion and confidentiality
• Escalates concerns to the Chief Medical Officer (or delegate) as appropriate, recognizing the boundaries of the role and the need to involve clinical and learner support services when required
• Tracks emerging issues, deadlines, and action items related to program operations and supports timely follow-up with stakeholders

Committee, Event, and Teaching Activity Support

• Organizes and supports program committees and meetings (e.g., residency/fellowship training committees and competency committees), including scheduling, agenda preparation, distribution of materials, and follow-up on action items
• Attends meetings as required, records minutes, and prepares meeting documentation for review/approval and distribution
• Coordinates planning and delivery of teaching activities and events (e.g., academic days, rounds, workshops, examinations/OSCEs, retreats, research days, and award activities), including rooms, technology, speakers, and materials
• Supports virtual and in-person learning logistics, including coordinating videoconferencing/web conferencing and ensuring basic readiness of required audiovisual/technology resources
• Maintains committee and program documentation and ensures materials are appropriately organized, version-controlled, and archived

Financial Administration

• Supports development and monitoring of education-related budgets, including tracking expenditures, reconciling accounts, and preparing variance updates and summary reports
• Processes and tracks education-related financial transactions (e.g., invoices, reimbursements, deposits, and internal chargebacks) in accordance with organizational policies and approval requirements
• Administers and tracks distribution of learner education funds (e.g., travel/education funds, grants, or other program allocations) and supports required reporting
• Coordinates, as required, with external partners and sponsors regarding education-related financial support, ensuring documentation is maintained and funds are managed in accordance with applicable requirements

Document Management and Office Administration

• Prepares, formats and edits a range of documents – memos, correspondence, reports, training materials, presentations, spreadsheets, lectures, posters, manuscripts, policies, procedures, research applications, accreditation processes
• Creates, or assists with creation, of forms and templates
• Maintains tracking systems for documents and deliverables
• Maintains databases and filing systems including file set up, data entry, data validation and archiving
• Arranges for translation services
• Completes internet searches to identify and retrieve information, reports, publications, etc.
• Triages and tracks incoming mail and email for response and action
• Photocopies, faxes and scans a range of documents and information
• Arranges for courier / mail services

Assessments, Evaluations, and Learner Progression

• Coordinates administrative processes related to trainee assessments and evaluations, including distributing tools/forms, monitoring completion, and collating information for trainee files and program reporting
• Supports trainee review meetings and related documentation, including scheduling meetings and preparing materials for review
• Assists with the administration of specialty- or program-specific examinations and objective structured clinical examinations (OSCEs) as applicable
• Supports documentation and tracking related to learners requiring additional support, in accordance with established processes and direction from program leadership

Accreditation, Program Reviews, and Operational Support

• Coordinates logistics and documentation for accreditation activities and program reviews (e.g., compiling materials, tracking requirements, supporting site visits, and preparing draft reports for review)
• Assists with the planning, development, and maintenance of program policies, procedures, and orientation materials; supports communication and distribution to trainees and faculty as needed
• Produces routine reports, statistics, and summaries to support program operations and decision-making (e.g., schedule reports, compliance status, and education activity tracking)
• Coordinates trainee communications and information packages (e.g., academic calendars, schedules, call information, orientation resources, and notices), ensuring materials are current and accessible

Rotation/Shifts

Days, 8-hour shifts. For information purposes only – EORLA reserves the right to change.

Basic Requirements

• Completion of a college diploma in office administration;
• Minimum of five (5) years of previous experience in an administrative support function;
• Knowledge of office administration and customer service practices, including scheduling, document and records management, meeting coordination, and support for day-to-day operations;
• Understanding of postgraduate medical education program processes, including learner onboarding, registration, rotation scheduling, teaching coordination, and accreditation-related documentation;
• Proficiency with office and program management systems, including Microsoft Office applications, collaboration tools, learner management/evaluation platforms, and the ability to handle confidential information in compliance with privacy requirements;
• Strong communication, customer service, and relationship-building skills, with the ability to maintain professionalism, tact, and confidentiality;
• Proven ability to manage competing priorities, coordinate complex schedules, and adapt to changing operational needs in a fast-paced environment;
• Effective organizational, problem-solving, and decision-making skills, with a focus on accuracy, follow-through, and meeting deadlines.

As a pre-condition of employment, all new EORLA employees will be required to obtain and provide a satisfactory Criminal Records Check dated within six (6) months from the date of issue.

*Mandatory Vaccination Policy*

Per EORLA’s COVID-19 Vaccination Policy, if you are successful in the selection process, an offer of employment is conditional upon presentation of government issued documentation confirming that you have been fully vaccinated with a vaccine that has been approved in Canada. Any individual who cannot be vaccinated on medical grounds or other grounds recognized by the Human Rights Code can request an accommodation.

Please note that with respect to the COVID-19 pandemic, the Ontario Human Rights Commission’s (OHRC) position has been that a singular belief or personal preference against vaccinations and/or masks is not protected on the ground of creed under the  Code.

Preferred Qualifications

• Bilingual (French and English) is considered an asset;
• Experience working in healthcare is considered an asset.

Artificial Intelligence (AI) Disclosure

EORLA may use artificial intelligence (AI) technology during the recruitment process to assist with the screening, assessment, or selection of applicants. These tools may be used to help identify qualifications, skills, experience, and other job-related criteria relevant to the position. AI is used solely as a support tool and does not make employment decisions. All hiring decisions are subject to human review and oversight and are made in accordance with applicable employment legislation, human rights obligations, and EORLA’s recruitment policies and practices.

Equal Opportunity Employer

The Eastern Ontario Regional Laboratory Association (EORLA) is an equal opportunity employer. Upon request, accommodations due to a disability are available throughout the selection process.

Application Information

Please submit your online application by 11:59 p.m. EST the day the job posting closes. It is mandatory that you provide a thoroughly completed application with all the necessary information to help us determine whether you meet the qualifications as outlined on the job posting. Failure to do so will result in your being screened out of the competition. We thank all those who apply but only those selected for further consideration will be contacted. Thank you for your cooperation and assistance.

Responsable de programme, Formation médicale postuniversitaire

Aperçu du poste

La fourchette d’embauche pour ce poste est comprise entre 75 704,85 et 87 014,85 dollars.

Ce poste consiste à apporter un soutien administratif et de coordination au directeur médical (ou à son représentant), au corps enseignant et aux stagiaires afin de garantir le bon déroulement des programmes de formation en internat et/ou de spécialisation. Ce poste joue un rôle essentiel dans le recrutement et l’intégration des stagiaires dans les délais impartis, l’inscription des apprenants et le suivi de la conformité, la gestion rigoureuse des dossiers confidentiels des stagiaires, la planification des stages en milieu de travail et des activités pédagogiques, ainsi que l’organisation des évaluations. L’administrateur du programme assure également le suivi des réunions et de la documentation des comités, apporte son aide dans le cadre des procédures d’accréditation et d’évaluation des programmes, participe au processus de nomination et sert de premier point de contact pour les demandes des stagiaires, en orientant ces derniers vers les ressources et les aides appropriées.

Ses principales responsabilités sont les suivantes:

Administration et coordination académiques

• Apporte son soutien au processus de sélection et de recrutement des stagiaires
• Coordonne les activités d’accueil et d’inscription des nouveaux stagiaires, notamment en assurant le suivi des documents requis et des exigences de conformité, en collaboration avec les services internes concernés et les sites cliniques
• Gère des dossiers de stagiaires et des registres de formation précis, complets et confidentiels ; met en place et gère des systèmes de classement électroniques et papier, y compris l’archivage conformément aux exigences en matière de durée de conservation
• Coordonne et assure le suivi des demandes de congé des stagiaires et facilite le traitement des demandes de validation de formation
• Élabore, met à jour et communique les plannings des stagiaires (par exemple, rotations, gardes, stages optionnels et plannings hors service), résout les conflits d’horaires et favorise des pratiques équitables en matière de planification
• Sert de point de contact central pour les demandes générales relatives à la formation médicale post-universitaire et assure la liaison avec les services internes, les sites cliniques et les organisations externes selon les besoins (par exemple, les établissements partenaires, les organismes de réglementation, les associations de spécialités et les services de placement)
• Sert de premier point de contact pour les stagiaires à la recherche d’une aide administrative et, le cas échéant, les oriente vers les aides et ressources pertinentes tout en faisant preuve de discrétion et en préservant la confidentialité
• Transmet les préoccupations au médecin-chef (ou à son représentant) si nécessaire, en tenant compte des limites de son rôle et de la nécessité de faire intervenir les services cliniques et d’accompagnement des stagiaires lorsque cela s’avère nécessaire
• Assure le suivi des problèmes émergents, des échéances et des mesures à prendre liées au fonctionnement du programme, et facilite un suivi en temps opportun auprès des parties prenantes

Soutien aux comités, aux événements et aux activités pédagogiques

• Organise et apporte son soutien aux comités de programme et aux réunions (par exemple, les comités de formation en internat/post-internat et les comités de compétences), notamment en matière de planification, de préparation de l’ordre du jour, de distribution des documents et de suivi des points à traiter
• Assiste aux réunions selon les besoins, rédige les comptes rendus et prépare les documents de réunion en vue de leur examen, de leur validation et de leur diffusion
• Coordonne la planification et la mise en œuvre des activités et événements pédagogiques (par exemple, journées académiques, tournées cliniques, ateliers, examens/OSCE, retraites, journées de recherche et cérémonies de remise de prix), y compris la réservation des salles, le matériel technique, les intervenants et les supports pédagogiques
• Assure la logistique de l’enseignement à distance et en présentiel, notamment en coordonnant les visioconférences et les webconférences et en veillant à ce que les ressources audiovisuelles et technologiques nécessaires soient prêtes à l’emploi
• Gère la documentation relative aux comités et aux programmes et veille à ce que les documents soient correctement organisés, soumis à un contrôle de version et archivés

Administration financière

• Contribue à l’élaboration et au suivi des budgets liés à l’éducation, notamment en assurant le suivi des dépenses, le rapprochement des comptes et la préparation des rapports de variation et des rapports de synthèse
• Traite et assure le suivi des transactions financières liées à la formation (par exemple, factures, remboursements, versements et refacturations internes) conformément aux politiques de l’organisation et aux exigences en matière d’approbation
• Gère et assure le suivi de la répartition des fonds destinés à la formation des apprenants (par exemple, fonds de déplacement/formation, subventions ou autres dotations liées aux programmes) et apporte son soutien à l’établissement des rapports requis
• Assure, selon les besoins, la coordination avec les partenaires externes et les bailleurs de fonds concernant le soutien financier lié à l’éducation, en veillant à ce que la documentation soit tenue à jour et que les fonds soient gérés conformément aux exigences applicables

Gestion documentaire et administration de bureau

• Prépare, met en forme et révise divers types de documents : notes de service, correspondance, rapports, supports de formation, présentations, tableurs, cours, affiches, manuscrits, politiques, procédures, demandes de recherche, procédures d’accréditation
• Crée ou participe à la création de formulaires et de modèles
• Gère les systèmes de suivi des documents et des livrables
• Gère les bases de données et les systèmes de classement, notamment la configuration des dossiers, la saisie, la validation et l’archivage des données
• Organise les services de traduction
• Effectue des recherches sur Internet pour identifier et récupérer des informations, des rapports, des publications, etc.
• Trie et assure le suivi du courrier postal et électronique reçu en vue d’y répondre et d’y donner suite
• Photocopie, envoie par fax et numérise divers documents et informations
• Organise les services de messagerie et d’envoi postal

Évaluations, bilans et suivi des progrès des apprenants

• Coordonne les processus administratifs liés aux évaluations et aux bilans des stagiaires, notamment la distribution des outils et des formulaires, le suivi de leur remplissage et la compilation des informations destinées aux dossiers des stagiaires et aux rapports sur les programmes
• Apporte son soutien aux réunions d’évaluation des stagiaires et à la documentation associée, notamment en planifiant les réunions et en préparant les supports nécessaires à l’évaluation
• Participe à l’organisation des examens spécifiques à une spécialité ou à un programme, ainsi qu’aux examens cliniques objectifs structurés (ECOS), le cas échéant
• Apporte son soutien à la documentation et au suivi des stagiaires nécessitant un accompagnement supplémentaire, conformément aux processus établis et aux directives de la direction du programme

Accréditation, évaluations des programmes et soutien opérationnel

• Coordonne la logistique et la documentation liées aux activités d’accréditation et aux évaluations des programmes (par exemple : rassembler les documents, assurer le suivi des exigences, apporter un soutien lors des visites sur place et préparer les projets de rapports en vue de leur examen)
• Participe à la planification, à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, des procédures et des supports d’orientation du programme ; facilite la communication et la diffusion de ces documents auprès des stagiaires et des formateurs selon les besoins
• Rédige des rapports, des statistiques et des synthèses réguliers afin de soutenir le fonctionnement du programme et la prise de décision (par exemple, rapports sur les plannings, état de conformité et suivi des activités de formation)
• Coordonne la communication avec les stagiaires et la préparation des dossiers d’information (par exemple, calendriers universitaires, horaires, informations sur les gardes, ressources d’orientation et avis), en veillant à ce que les documents soient à jour et accessibles

Rotation/Quarts de travail

De jour, quarts de 8 heures. À titre d’information seulement – L’ALREO se réserve le droit de modifier.

Exigences pré-requis

• Être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur en administration de bureau;
• Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience dans une fonction d’assistance administrative;
• Maîtriser les pratiques en matière d’administration de bureau et de service à la clientèle, notamment la gestion des plannings, la gestion des documents et des dossiers, la coordination des réunions et le soutien aux opérations quotidiennes;
• Maîtrise des processus liés aux programmes de formation médicale postuniversitaire, notamment l’accueil des stagiaires, leur inscription, la planification des stages, la coordination pédagogique et la documentation relative à l’accréditation;
• Maîtrise des outils de gestion administrative et des systèmes de gestion des programmes, notamment les applications Microsoft Office, les outils de collaboration, les plateformes de gestion et d’évaluation des stagiaires, ainsi que la capacité à traiter des informations confidentielles dans le respect des exigences en matière de protection de la vie privée;
• Solides compétences en communication, en service client et en gestion des relations, ainsi que la capacité à faire preuve de professionnalisme, de tact et de discrétion;
• Capacité avérée à gérer des priorités concurrentes, à coordonner des plannings complexes et à s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels dans un environnement dynamique;
• Compétences efficaces en matière d’organisation, de résolution de problèmes et de prise de décision, en mettant l’accent sur la précision, le suivi et le respect des délais.

À titre de condition pré-emploi, tout nouvel employé de l’ALREO doit soumettre un rapport de vérification d’antécédents criminels conforme, et daté de moins de six (6) mois à compter de la date d’émission.

*Politique de vaccination obligatoire*

Selon la politique de vaccination COVID-19 de l’ALREO, si vous êtes retenu dans le processus de sélection, une offre d’emploi sera conditionnelle à la présentation d’un document émis par le gouvernement confirmant que vous avez été complètement vacciné avec un vaccin approuvé au Canada. Toute personne qui ne peut pas être vaccinée pour des raisons médicales ou pour d’autres motifs reconnus par le Code des droits de la personne peut demander un accommodement.

Veuillez noter qu’en ce qui concerne la pandémie de COVID-19, la position de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) est qu’une croyance singulière ou une préférence personnelle contre les vaccins et/ou les masques n’est pas protégée pour des raisons de croyance en vertu du Code.

Qualifications Souhaitables

• La maîtrise du français et de l’anglais est considérée comme un atout;
• Une expérience professionnelle dans le secteur de la santé est considérée comme un atout.

Mention relative à l’intelligence artificielle (IA)

ALREO peut recourir à des technologies d’intelligence artificielle (IA) au cours du processus de recrutement afin de faciliter la présélection, l’évaluation ou la sélection des candidats. Ces outils peuvent être utilisés pour aider à identifier les qualifications, les compétences, l’expérience et d’autres critères liés à l’emploi et pertinents pour le poste. L’IA est utilisée uniquement comme outil d’aide et ne prend aucune décision en matière d’embauche. Toutes les décisions de recrutement font l’objet d’un examen et d’un contrôle par des personnes et sont prises conformément à la législation applicable en matière d’emploi, aux obligations en matière de droits de l’homme, ainsi qu’aux politiques et pratiques de recrutement de l’ALREO.

Équité en matière d’emploi

À l’Association des laboratoires régionaux de l’Est de l’Ontario (ALREO), nous nous engageons à favoriser un milieu de travail accessible, où tous les employés et candidats se sentent respectés. Nous adhérons au principe d’adaptation en milieu de travail. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, à n’importe quelle étape du processus de recrutement et par la suite, veuillez en aviser un membre de l’équipe des ressources humaines et il nous fera plaisir de collaborer avec vous afin de répondre à vos besoins.

Comment postuler

Pour postuler, envoyez votre demande d’emploi au plus tard à 23 h 59 (heure normale de l’Est) le jour de la date de clôture. Pour nous aider à déterminer si vous avez les exigences requises, veuillez fournir tous les renseignements nécessaires. Autrement, votre candidature sera rejetée. Nous remercions tous les candidats qui présentent une demande, mais seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Merci de votre collaboration.