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行政专员 Jobs in Hanoi, Hanoi, Vietnam at Envision Energy
Title: 行政专员
Company: Envision Energy
Location: Hanoi, Hanoi, Vietnam
【薪资面议】一、岗位职责 （一）办公室运营管理 1. 负责代表处办公室日常运营管理，确保办公环境整洁、有序、安全、高效运行。 2. 负责与办公楼物业、房东保持日常沟通与协调，包括办公楼物业管理要求落 实、公共设施维护维修及改造跟进、办公环境规范管理（如禁烟管理、公共区域秩 序维护等）以及办公室日常运营事项协调。 3. 负责保洁服务管理，包括保洁工作的日常监督与检查、办公区域卫生巡检、问 题反馈及整改跟踪，持续提升办公室环境质量。 4. 负责办公室公共设施及行政物资管理，包括饮水机、咖啡机、打印机、会议设 备等办公设备维护；饮用水、咖啡、茶叶、饮料、零食等公共物资采购及库存管 理；办公用品采购及库存管理；办公室绿植维护。 5. 负责维护代表处整体办公形象，包括办公环境布置、公共区域形象维护及访客 体验优化。 （二）供应商及外部合作单位管理 1. 负责Grab、Avis、DHL、顺丰等商务供应商日常沟通与管理。 2. 负责物业、保洁、饮用水、办公用品、绿植等供应商管理。 3. 建立并维护供应商信息库，定期评估服务质量。 4. 配合行政采购工作，包括询价、比价、采购申请、验收、付款资料整理。 5. 持续优化行政采购成本，提高资源利用效率。 （三）商务接待及会务支持 1. 负责客户、合作伙伴及总部同事接待。 2. 负责总部领导及重要来宾接送机、酒店及车辆安排。 3. 协助商务接待及外宾陪同工作。 4. 负责会议室管理及会议保障。 5. 协助组织内部会议、培训、团建及员工活动。 6. 协助组织生日会、节日活动及企业文化活动。 （四）档案及资产管理 1. 建立并维护档案管理体系。 2. 负责固定资产登记、盘点、台账及报废管理。 （五）行政费用及采购管理 1. 负责行政费用台账、付款资料、发票及费用归档。 2. 协助预算编制、费用统计及分析。 3. 配合财务完成付款流程。 （六）办公室安全及后勤保障 1. 负责门禁、钥匙及办公区域管理。 2. 协助消防、安全设施及应急物资检查。 3. 配合办公室维修、搬迁、装修等工作。 4. 协助维护网络及会议设备。 5. 落实办公室安全管理要求。 （七）行政流程优化及制度执行 1. 协助完善行政制度及标准化流程。 2. 优化办公室运营流程。 3. 提出改进建议。 4. 推动总部制度落地。 （八）其他行政支持工作 1. 协助政府、物业等单位沟通协调。 2. 支持企业文化建设。 3. 为项目团队提供行政支持。 4. 完成其他工作。 二、任职要求 1. 本科及以上学历。 2. 2年以上行政相关工作经验。 3. 熟练使用Office软件。 4. 中文流利，越南语可用于日常工作沟通。 5. 具备执行力、组织协调能力及多任务处理能力。 三、岗位能力要求 1. 组织协调及跨部门沟通能力。 2. 执行力、责任心及服务意识。 3. 商务礼仪及接待能力。 4. 数据统计及费用分析能力。 5. 问题解决及应急处理能力
