Overview
Backoffice Administrative assistant Jobs in De Lier, South Holland, Netherlands at Priva
Title: Backoffice Administrative assistant
Company: Priva
Location: De Lier, South Holland, Netherlands
Tijdelijke administratief-commerciële ondersteuning voor de Desk Account Managers Backoffice (Commercial Support). Focus: snelle en nauwkeurige verwerking van software orders (handmatig/semi-automatisch) incl. controle op projectkoppelingen en kortingsafspraken, opvolging van leverissues, garantieafhandeling (RMA/retouren), creditnota’s en ordergerelateerde mailbox- en taakverdeling (Outlook en D365 CE) ter ontlasting van het team.
Werkzaamheden (takenpakket)
- Verwerken van software orders (handmatig en semi-automatisch); snelle verwerking, koppeling met projecten en controle op volledigheid en kortingsafspraken.
- Leverissues uitzoeken en opvolgen; afstemming intern/extern en status terugkoppelen.
- Garantieafhandeling van RMA/retouren.
- Beantwoorden van interne en externe ordergerelateerde e-mails.
- Creditnota’s aanvragen/verwerken en dossiervorming bewaken.
- Kortingsbrieven opstellen d.m.v. een template.
- Werkinstructies/procesbeschrijvingen updaten.
- Bijspringen in orderverwerking op piekmomenten.
- Verdeling van outlook postvakken onder collega’s.
- Oppakken en verdelen van taken in D365 CE.
Profiel van de kandidaat
- Nauwkeurig en kwaliteitsbewust; werkt snel en houdt overzicht bij hoge volumes; analytisch in het uitzoeken van leverissues; procesmatig werken en bijwerken van werkinstructies/procesbeschrijvingen; sterk in overzicht en verdelen van werk, systeemvaardig (ERP/CRM); klant-/partnergericht communiceren (NL/EN).
Must-haves
- Ervaring in administratieve backoffice/orderverwerking.
- Hoge werkcapaciteit: werkt snel én nauwkeurig en blijft effectief onder druk.
- Systeemvaardig (ERP/CRM) en sterk met Outlook en Excel.
- Neemt eigenaarschap: signaleert issues, volgt acties op en rond taken af.
- Goede communicatie in Nederlands en Engels (mail/Teams/telefoon).
- Werken op kantoorlocatie (De Lier) binnen kantooruren.
Nice to haves
- Ervaring met Dynamics 365 CE (taken/queue-management)
- Ervaring met Dynamics 365 F&O
- Ervaring met Zuora
- Duits en/of Frans is een pré.
Praktische informatie
- Inzet: tijdelijk (indicatie: ca. 7 maanden; exact in overleg).
- Uren: 40 uur per week (32 uur bespreekbaar)
- Locatie: De Lier (Priva Netherlands)
- Hybride/remote: in overleg met het team.
- Afdeling: Commercial Support / Backoffice (Priva Building Automation EMEA).
