Executive Assistant & Office Coordinator

Overview

Executive Assistant & Office Coordinator Jobs in Milan, Lombardy, Italy at WeHunt

Title: Executive Assistant & Office Coordinator

Company: WeHunt

Location: Milan, Lombardy, Italy

Per conto di un’azienda leader nel proprio settore di riferimento, strutturata, dinamica e con sede nel cuore di Milano centro, siamo alla ricerca di un/a brillante EA to Executive Committee & Office Coordinator. La risorsa inserita rappresenterà una figura di snodo (pivot) fondamentale a supporto della Governance aziendale e sarà il punto di riferimento organizzativo per la gestione operativa e la cultura della sede principale.

Cosa Offre l’Azienda

• Inserimento diretto all’interno di una realtà di primo piano sul mercato, solida e in forte crescita.
• Un ruolo centrale, dinamico e con un’elevata visibilità a diretto contatto con la C-Suite.
• Sede di lavoro prestigiosa e facilmente raggiungibile nel centro di Milano.
• Package retributivo: 40-55 K di total package (fisso + variabile), ticket restaurant giornalieri da 7 euro, doppia assicurazione sanitaria, convenzione con palestra.
• Smartworking: fino a 2 gg alla settimana in funzione delle esigenze aziendali.

Principali Responsabilità:

Executive Support & Board Relations

• Supportare a 360° l’Executive Committee
• Gestire la pianificazione della logistica end-to-end, le agende, l’organizzazione di trasferte e le relative attività amministrative.
• Supportare l’organizzazione logistica ed esecutiva delle riunioni di Board e degli incontri con gli Investor.
• Garantire la massima riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni confidenziali riguardanti il Management e la Società.

Office Management & Operations

• Coordinare la sede di Milano, assicurando un funzionamento fluido ed efficiente delle attività quotidiane.
• Gestire gli acquisti generali (forniture da ufficio, welcome kit, cancelleria).
• Rappresentare il punto di contatto primario per tutti i collaboratori in merito ai servizi di sede (cleaning, connettività/Wi-Fi, manutenzioni, gestione spedizioni e corrispondenza).

People, Culture & Employer Branding

• Promuovere e diffondere la cultura aziendale attraverso la creazione di un ambiente di lavoro positivo, inclusivo e stimolante, organizzando momenti di aggregazione.
• Collaborare con il Talent Attraction & Development Manager nello sviluppo di iniziative di Employer Branding, relazioni con Università/Istituti, piani di onboarding e formazione interna.

Project & Event Management

• Coordinare progetti speciali in qualità di Project Manager (organizzazione di eventi da 40 a oltre 300 partecipanti, lanci EVP, attività di volontariato aziendale, restyling degli spazi e progetti HR come valutazione/implementazione dell’agenzia viaggi o convenzioni aziendali).
• Gestire la pianificazione e l’organizzazione degli eventi interni, inclusi gli Offsite del Leadership Team (3 all’anno) e le attività di Team Building dedicate ai singoli dipartimenti.

Requisiti Richiesti

• Esperienza pregressa: Almeno 3-5 anni in ruoli analoghi (Personal Assistant, Executive Assistant, Office Manager) maturati all’interno di contesti strutturati o multinazionali.
• Competenze organizzative e di Project Management: Comprovata capacità di gestire scadenze complesse, eventi e progetti cross-funzionali.
• Soft Skills: Eccellenti doti relazionali, approccio proattivo, spiccato problem solving, empatia e capacità di interagire a tutti i livelli dell’organizzazione.
• Riservatezza: Massima etica professionale e riservatezza nella gestione di dati e informazioni sensibili.
• Lingue: Fluente conoscenza della lingua Inglese (scritta e parlata), indispensabile per il contatto con stakeholder di alto livello. La conoscenza della lingua spagnola rappresenterà un plus in fase di selezione.