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Office & Buchhaltungsassistenz Jobs in Berlin, Germany at VERTICAL Development
Title: Office & Buchhaltungsassistenz
Company: VERTICAL Development
Location: Berlin, Germany
Wer wir sind
VERTICAL Development ist eine hochspezialisierte Leadership-Development-Firma mit Sitz in Berlin. Wir arbeiten mit CEOs und Vorständen an dem, was wir Executive Inner Work nennen — neurowissenschaftlich fundierte Programme, die Führungskräfte auf die nächste Stufe heben.
Wir sind klein, präzise, professionell. Unser Anspruch an Qualität ist hoch — innen wie außen.
Worum es geht
Wir suchen eine erfahrene, eigenständige Person, die unsere Finanz- und Office-Administration übernimmt. Nicht jemanden, der Aufgaben abarbeitet — sondern jemanden, der Verantwortung trägt, mitdenkt und Prozesse sauber laufen lässt, ohne dass wir uns kümmern müssen.
Deine Aufgaben
• Ausgangsrechnungen erstellen, versenden, nachhalten (sevdesk oder Lexware Office)
• Eingangsrechnungen prüfen, zur Zahlung vorbereiten, fristgerecht bezahlen
• Zahlungseingänge über Stripe und PayPal monitoren, Auszahlungen mit Bankkonto abgleichen, Gebühren sauber dokumentieren
• Belege sammeln, digitalisieren, an unseren Steuerberater via DATEV Unternehmen online übergeben
• Reisekostenabrechnungen (über PLEO, PERK, Booking.com oder vergleichbar)
• Bearbeitung von Amazon-Bestellungen sowie Partner-Bestellungen (Oura, NeuroVizr und weitere) — von Bestellung über Versandverfolgung bis Beleg-Archivierung
• Kleinere weitere Bestellungen abwickeln (Büromaterial, Reisebuchungen, Tools, Material für Programme)
• Allgemeine Admin: Verträge ablegen, Vendor-Kommunikation, einfache Recherchen
• Schnittstelle zu unserem Steuerberater halten
• Liquiditätsübersicht gemeinsam mit Geschäftsführer und Steuerberater aufsetzen und operativ pflegen — du sorgst dafür, dass wir jederzeit wissen, was reinkommt, rausgeht und wo wir stehen
Was du mitbringst
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Buchhaltung oder Office Management — idealerweise in kleinen GmbHs oder Beratungen
• Souverän in DATEV Unternehmen online (oder schnelle Einarbeitung)
• Erfahrung mit sevdesk, Lexware Office oder vergleichbar
• Praxis mit Stripe- und PayPal-Abgleich (Auszahlungen, Gebühren, Refunds) — kein Muss, aber starkes Plus
• Sicher mit Zahlen: kannst eine einfache rollierende Liquiditätsübersicht (Excel oder Google Sheets) aufsetzen und pflegen — nicht als Controller, aber so, dass der Geschäftsführer und der Steuerberater darauf arbeiten können
• Offen für KI-Tools im Arbeitsalltag (Claude, ChatGPT) — du musst nicht Expertin sein, aber Neugier und Experimentierfreude bringen
• Deutsch verhandlungssicher (Schriftverkehr), Englisch gut
• Eigenverantwortliches Arbeiten, klare Kommunikation, Verlässlichkeit
• Wohnsitz und Steuersitz in Deutschland (wegen Datenschutz und Vertragsgestaltung)
Umfang & Vergütung
Umfang: ca. 12–15 Stunden pro Monat ( mehr nach Rücksprache und Eingewöhnung), flexibel verteilt — mit moderaten Spitzen rund um Monatsabschluss und Quartalsende.
Vergütung: 35–45 € pro Stunde, je nach Erfahrung. Monatsbudget ca. 500–600 €.
Start: nach Absprache, gerne zeitnah. Langfristige Perspektive — wir wechseln Partner ungern.
Was wir bieten
• Klare, fokussierte Zusammenarbeit mit kurzen Entscheidungswegen
• Modernes Arbeiten — menschlich, direkt und KI-unterstützt. Wir nutzen aktuelle Tools (Claude, ChatGPT, Notion AI) als selbstverständlichen Teil unseres Alltags und freuen uns, wenn du Lust hast, das mit uns weiter auszubauen
• Remote, flexible Zeiteinteilung — solange die Prozesse laufen
• Ein Unternehmen mit Sinn: wir arbeiten an dem, woran Führungskräfte wirklich wachsen
