Overview
مساعد اداري Jobs in Dubai, United Arab Emirates at General Pension and Social Security Authority (GPSSA)
Title: مساعد اداري
Company: General Pension and Social Security Authority (GPSSA)
Location: Dubai, United Arab Emirates
غرض المنصب
يتولى هذا المنصب مسؤولية دعم كفاءة إدارة عمليات أصحاب العمل. يتبع هذا المنصب مباشرةً لمدير عمليات أصحاب العمل، ويتضمن تقديم دعم إداري شامل، وتنسيق الجداول الزمنية، وضمان التواصل الفعال بين المدير ومختلف أصحاب المصلحة في مختلف القطاعات والأقسام. ويُعد هذا المنصب أساسيًا للحفاظ على سلاسة سير عمل وتعزيز مشاركة أصحاب المصلحة.
الواجبات والمسؤوليات الرئيسية
التواصل والتنسيق
- الساعدة في ضمان سلاسة التواصل بين إدارة عمليات أصحاب العمل والإدارات الأخرى.
- دعم مدير عمليات أصحاب العمل من خلال إعداد المواد اللازمة للاجتماعات ومتابعة الإجراءات.
- التنسيق مع الإدارات لجمع وتنظيم المعلومات اللازمة للمبادرات والتقارير.
- إدارة وترتيب أولويات الاتصالات الواردة إلى الإدارة، مع ضمان الاستجابة السريعة وتصعيد الأمور العاجلة عند الضرورة.
- المحافظة على السجلات وتتبع التقدم المُحرز في مبادرات الإدارات لضمان توافقها مع الأهداف.
- إدارة التقويم والاجتماعات
- تنسيق وإدارة تقويم مدير عمليات أصحاب العمل، وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر لتحسين الوقت والإنتاجية.
- المساعدة في تنظيم المواد اللازمة لاجتماعات الإدارات وإعدادها، مع ضمان اكتمال جميع الوثائق وسهولة الوصول إليها.
- التعاون مع أعضاء الفريق لتخطيط وتنفيذ فعاليات الإدارات وورش العمل والاجتماعات، وإدارة التفاصيل اللوجستية مثل ترتيبات مكان انعقاد الفعاليات، وتواصل الحضور، والمتابعة.
- التوثيق وإعداد التقارير
- المساعدة في إعداد المراسلات وتقارير الإدارات والعروض التقديمية، مع ضمان الوضوح والدقة والتوافق مع المعايير التنظيمية.
- المحافظة على أنظمة الملفات المنظمة والسجلات الإلكترونية لإدارة عمليات أصحاب العمل وتحديثها، مع ضمان سهولة الوصول إليها والالتزام بسياسات إدارة البيانات.
- دعم إعداد التقارير وتقديمها، وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، وتحسين الخدمات.
إدارة المشاريع والمهام
- تتبع المواعيد النهائية للمشروع والمخرجات، والمتابعة مع أعضاء الفريق لضمان إنجاز المهام في حينها.
- دعم المشاريع والمبادرات الخاصة وفقًا لتوجيهات مدير عمليات أصحاب العمل، مما يساهم في تحقيق الأهداف العامة لقطاع المعاشات التقاعدية.
- اقتراح تنفيذ عمليات والمساعدة فيها لتحسين سير العمل وتعزيز إنتاجية الفريق داخل إدارة عمليات أصحاب العمل.
مسؤوليات الإدارة الذاتية
- تحديد أهداف الأداء في بداية العام بالمناقشة مع المدير المباشر وضمان تحقيق الأهداف خلال العام.
- تحديد متطلبات التدريب والتطوير الذاتي والاتفاق عليها مع المدير المباشر لضمان ترتيب وحضور التدريبات المطلوبة.
- السعي لتحقيق أعلى مستويات مهارية في جميع الكفاءات والمهارات المطلوبة لأداء الوظيفة
- مواكبة التطورات المهنية والتقنيات الجديدة والقضايا الراهنة من خلال التعليم المستمر والنمو المهني
المؤهلات والخبرات
- درجة البكالوريوس في الإدارة أو ما يعادلها في أي مجال ذي صلة
- عدد سنوات الخبرة من 0-2 في نفس المجال او مجال ذي صلة
- ان يكون المرشح من مواطني دولة الامارات العربية المتحدة
